В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами предполагает организацию документооборота учреждении, хранение документов и их использование влекущей деятельности учреждения. Документооборот учреждения - это совокупность взаимосвязанных процедур, обеспечивающих движение документов в учреждении с момента их создания или поступления и до завершения исполнения или отправки.
Система хранения информации стала формироваться одновременно с формированием системы деловой письменности. С появлением первых документов появилась и задача сохранения этих документов и ларник, ответственный за сохранность документов и "скреплявший" их может считаться первым архивистом.
Большой удельный вес в общем комплексе делопроизводственных процессов имеют операции по хранению документов. Это связано с тем, что документы предприятий участвующих в делопроизводстве, в дальнейшем либо остаются на длительное архивное хранение, либо хранятся краткие сроки а затем выделяются к уничтожению.
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Целью написания данной дипломной работы является анализ подготовки документов к архивному хранению.
В ходе написания дипломной работы были изучены и проанализированы организация документационного обеспечения деятельности предприятия "Равис-птицефабрика Сосновская".
В связи с поставленной целью можно выделить следующий круг задач:
определить этапы подготовки документов к архивному хранению, выделить их особенности и необходимые элементы;
в практической части работы рассмотреть предприятие "Равис-птицефабрика Сосновская", на его основе проанализировать работу службы документационного обеспечения управления;
ознакомиться и изучить меры безопасности при работе на печатной машинке и за компьютером;
в практическом задании произвести необходимые расчеты.
Предметом дипломного исследования является организация подготовки документов к архивному хранению, изучение организационных документов предприятия ООО "Равис-птицефабрика Сосновская".
Работа написана с использованием литературы по соответствующей теме, а также на основе документации изучаемого предприятия. Основными источниками для написания дипломной работы явились следующие нормативные материалы ООО "Равис-птицефабрика Сосновская":
- Устав Компании;
- должностные инструкции сотрудников;
- приказы и указания руководства ООО "Равис-птицефабрика Сосновская" и другие материалы.
В соответствии с поставленными задачами данная дипломная работа состоит из введения, пяти глав, заключения и приложений. Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность, характеристика использованных источников литературы. В первой главе рассматриваются теоретические аспекты подготовки документов к архивному хранению. Во второй главе рассмотрено предприятие ООО "Равис-птицефабрика Сосновская", его характеристика, история, основные направления деятельности. Особое внимание уделено структуре управления предприятием и службе документационного управления. В третьей главе приводятся меры безопасности при работе на печатной машинке, а также за компьютером. В практической главе приведены расчеты оптимального количества секретарей и машинисток на предприятии. Глава пятая представляет собой экономическую часть работы. В заключении подводятся итоги дипломной работы. В приложении приведены документы службы документационного управления ООО "Равис-птицефабрика Сосновская".
|