Каким бы ни было предприятие, организация, учреждение, в какой бы организационной форме оно не существовало, ведение делопроизводства является его обязательной задачей.
Делопроизводство, документационное обеспечение управления - это отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Под документационным обеспечением управления (далее ДОУ) понимается вся совокупность работ со служебными документами в учреждениях, организациях и на предприятиях: составление, регистрация полученных документов и другой корреспонденции, организация и контроль исполнения, формирование номенклатуры дел и справочных фондов, экспертиза научной и практической ценности, хранение и передача в архив, обеспечение секретности и сохранности служебной тайны .
В России, вслед за ведущими зарубежными странами, началась революция в делопроизводстве. Ускоряется внедрение информационных технологий, электронные документы начинают постепенно вытеснять документы на традиционных носителях. Существенно изменяется нормативно-правовая база делопроизводства. В государственном секторе реализуется программа создания "электронного правительства", которая также приводит к усилению роли электронных документов.
Для решения вопросов, касающихся документирования управленческой деятельности, документооборота, хранения и использования документов в организациях, создаются специальные подразделения (службы) или выделяются работники, ответственные за это направление деятельности. Традиционно эти службы назывались делопроизводственными, при этом названия подразделений в конкретных организациях отличались значительным разнообразием (управление делами, секретариат, канцелярия, общий отдел и т.п.) .
В настоящее время по-прежнему используются различные организационные формы работы, нередко связанные с субъективными представлениями. Вместе с тем в наименованиях служб все чаще отражаются особенности, обусловленные использованием систем автоматизации документооборота и электронных документов (например, управления и отделы информационных ресурсов или документационного обеспечения и т.п.). Кроме того, в результате применения информационных технологий, в особенности систем автоматизации документооборота в деятельности служб документационного обеспечения управления (ДОУ), появляются новые виды работ, меняется их содержательная сторона. В этих условиях комплексная оценка деятельности служб ДОУ заслуживает особого внимания.
Информационные технологии - процессы, методы поиска, сбора, хранения, обработки, предоставления, распространения информации и способы осуществления таких процессов и методов.
В организациях с развитой территориальной структурой может возникнуть потребность в сравнительной оценке работы служб ДОУ филиалов или подведомственных учреждений. Ослабление внимания к вопросам совершенствования служб ДОУ отрицательно сказывается на функционировании всей организации: при недостаточном развитии делопроизводственной службы часть функций по документационному обеспечению будут вынуждены выполнять работники других подразделений в ущерб своим основным задачам, а нередко и с большими трудозатратами.
Отдел внутренних дел (ОВД) осуществляет правоохранительную деятельность в условиях экономического, политического и социального кризиса, а современная преступность создает реальную угрозу государству. Сложившаяся ситуация выдвигает на первый план задачу совершенствования всех направлений оперативно-служебной деятельности, мобилизации внутренних ресурсов для успешного выполнения ими своего функционального назначения.
Проблемы совершенствования управления документацией с помощью современных информационных технологий, организация доступа к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств определяют актуальность выбранной темы.
Целью исследования является рассмотрение деятельности группы делопроизводства и режима Отдела, разработка рекомендаций по использованию информационных технологий для совершенствования службы ДОУ в Отделе и анализ использования информационных технологий.
Для достижения поставленных целей необходимо решить следующие задачи:
рассмотреть историю организации ОВД по Нижневартовскому району и его структура;
провести анализ современных информационных технологий в службе ДОУ ОВД по Нижневартовскому району;
предложить рекомендации по совершенствованию службы ДОУ ОВД по Нижневартовскому району на основе информационных технологий.
Объектом является группа делопроизводства и режима Отдела внутренних дел.
Предметом исследования дипломной работы являются современные информационные технологии.
Информационной базой исследования стали работы в основном отечественных авторов.
И.К. Корнеевым и В.А. Мащурцевым рассмотрены основные понятия, функции и организация информационных технологий обеспечения управленческой деятельности, в частности документационного обеспечения управления, работа с базами данных, распределенная обработка данных в локальных и глобальных информационно-вычислительных сетях.
Т.М. Елизаветина, М.В. Денисова "Делопроизводство на компьютере". В разделе об автоматизации делопроизводства дана классификация средств автоматизации с описаниями особенностей и возможностей. В других разделах кратко описываются информационные технологии.
С.Л. Кузнецов и Т.В. Сиганова рассматривает современные принципы и правила организации делопроизводства на базе компьютерных систем и технологий: составление, оформление, прием-передача документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочная работа, работа с кадровой документацией, хранение документов в электронной форме.
В учебном пособии под редакцией профессора Г.А. Титоренко систематизируется накопленный опыт создания информационных технологий управления экономическими объектами на примере управления фирмой, рассматривается организация обработки информации в служебных информационно-вычислительных сетях административного управления органами федерального, регионального и муниципального уровней.
М.И. Басаков . В его работе излагаются основные сведения об организации делопроизводственной службы, особое внимание уделено оформлению реквизитов организационно-распорядительной документации в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6.30-2003.
М.Ю. Рогожин даёт ответы на основные вопросы организации секретарской деятельности в условиях современного предприятия.
Комплекс федеральных нормативно-методических материалов по документационному обеспечению составляют:
Государственная система документационного обеспечения управления - этот документ представляет собой совокупность принципов и правил, устанавливающих единые требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в органах государственного управления.
ГСДОУ упорядочивает организационную структуру управления документационным обеспечением в организациях путем решения вопросов построения типовых служб ДОУ, организацию технологического процесса создания и обработки документации, создания и обработки документов и включает нормативные положения и правила общегосударственного масштаба и значения.
ГОСТ Р 511541 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" - настоящий стандарт, является важным этапом обновления нормативно-методической базы делопроизводства и архивного дела в соответствии с федеральным законодательством и современным уровнем развития данной отрасли. Термины, установленные настоящим стандартом, должны быть использованы во всех видах документации.
Источники:
1. Приложение к приказу ОВД по Нижневартовскому району от 13 марта 2007 г. № 152: "Об утверждении Положения о группе делопроизводства и режима ОВД по Нижневартовскому району" .
2. Приложение к приказу УВД ХМАО-Югры от 05 августа 2004 г. № 704: "Об организации делопроизводства и порядке работы с обращениями граждан в аппарате и подчиненных подразделениях УВД ХМАО-Югры" .
3. Приложение к приказу ОВД Нижневартовского района от 31 июля 2006 г. № 650: "Об утверждении Инструкции о порядке оформления основных видов документов в ОВД Нижневартовского района" .
4. Приказ МВД РФ от 12.05.2006 г. № 340 "Об утверждении Перечня документов, образующихся в деятельности подразделений Министерства, органов внутренних дел, учреждений, предприятий и организаций системы Министерства внутренних дел РФ, с указанием сроков хранения".
Среди законодательных актов были выделены: Конституция РФ, закрепляющая право на труд. Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", играющий приоритетную роль в регулировании информационных отношений, возникающих при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления потребителю документированной информации; создании и использовании информационных технологий и средств их обеспечения; защите информации, прав субъектов, участвующих в информационных процессах и информатизации.
Структура дипломной работы состоит из введения, трех глав, заключения и списка использованных источников и литературы.
Во введении раскрываются актуальность проблемы, объект и предмет исследования. В первой главе изучаются основные этапы развития организации ОВД по Нижневартовскому району, его структура и нормативно-правовое документационное обеспечение. Во второй главе рассматриваются современные информационные технологии в документообороте и документировании организации. В третьей главе мы даем рекомендации по совершенствованию и использованию информационных технологий в службе ДОУ ОВД по Нижневартовскому району, а также в документировании и документообороте организации. В заключении содержатся основные выводы дипломной работы. Список использованных источников и литературы охватывает все источники и литературу, которыми мы пользовались при изучении темы.
|