|
Документы играют огромную роль в жизни общества. Их различают по значимости и характеру. Документы служат подтверждением события, факта, явления. Они могут иметь историческое, юридическое, экономическое значение. Вся жизнь человека связана с документами: свидетельство о рождении, паспорт, аттестат, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельство о смерти.
Документ - это средство закрепления различными способами на специальном материале информации о событиях, явлениях объективной действительности и мыслительной деятельности человека.
ВИДЫ ДОКУМЕНТОВ:
Рукописный, машинописный, кинозапись, звукозапись, посредством рисунка, фотографии, журналы, газеты, брошюры, электронный документ.
В делопроизводстве предприятия документы делятся на две группы:
" Организационно-распорядительная документация
" Личные документы - документы, автором которых является любой человек и имеет право его подписать, т.е. создать и подписать. Это: заявление, расписка, доверенность, автобиография.
Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно- распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.
Организационно-распорядительным документы отражают административно-управленческую деятельность учреждений и делятся на 5 групп:
1. Организационная (положение, устав, правила, должностные инструкции по работе каждого работника на предприятии)
2. Распорядительная (приказ по основной деятельности, постановления, распоряжения, решения)
3. Справочно-информационная (справка по основной деятельности, докладная записка, протокол, акт, служебное письмо)
4. По личному составу (приказ по личному составу, справка по личному составу, личное дело, характеристика)
5. Жалобы и предложения от граждан
Все распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.
Подготовка основных видов распорядительных документов в основном аналогична. Она представляет собой достаточно сложный процесс, имеющий различия в конечной стадии оформления документов, отражающих результат коллегиальной деятельности (постановления и решения) и единоналичие (приказ, распоряжение).
Можно выделить следующие стадии подготовки распорядительных документов: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановления и решения добавляется стадии обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.
Подготовка проекта распорядительного документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии) привлекаться ученные или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество, документа, - достаточная компетентность лиц, его готовящих. Чем выше уровень составляемого документа, тем выше требования, предъявляемые к его составителям (профессионализм, глубина знания вопроса, общий культурный уровень, умение излагать мысли).
|
На уровень вверх
Купить