|
Каждый из нас тратит всегда немало времени на разбор бумаг на своем столе, или, что хуже, во всей организации. Какими бы организованным Вы не были, бумага - это вещь, которая обладает невероятной живучестью и способностью накапливаться в неимоверных количествах. Нужный документ, зачастую, трудно найти, а ненужные - под руками. Рядовые, на первый взгляд причины, - болезнь сотрудника, командировка или отпуск - могут привести к тому, что его не окажется на месте, а вы совместными усилиями только вчера закончили подготовку документа, который сегодня был затребован клиентом. Очевидно, что это является вполне "уважительной" причиной, чтобы у компьютера собралось совещание, среди которого люди, пытающиеся своим участием и усилиями помочь озабоченному руководителю - масса потерянного времени и нервов. Картина становится особенно мрачной, если от этого документа зависит судьба контракта. Что делать? Как превратить компьютер из устройства, производящего документы, в помощника, организующего столь неорганизованное существо как человек?
1. Соотношение бумажного и электронного делопроизводства в современном управлении.
Приведем некоторые статистические данные экспертов для российской действительности:
" 15% всех бумажных документов безвозвратно теряется, и сотрудники тратят до 30% своего времени в попытках его найти;
" в организациях в среднем делается 19 копий каждого документа;
" 90% всей корпоративной информации остается на бумаге;
" общий объем информации удваивается за 5 лет и учетверяется за 10 лет;
" соотношение количества бумажных и электронных документов составит через 5 лет 50 на 50 процентов, через 10 лет - 30 на 70 процентов.
Исходя из приведенных оценок, перед организацией рано или поздно встанет проблема в потребности автоматизации делопроизводства и документооборота, независимо от того, к какой деятельности она относится: коммерческой, производственной, правовой, банковской или государственной структуре.
2. Создание и внедрение новых информационных технологий, направленных на совершенствование управленческой деятельности.
В условиях динамичного проведения российских реформ, при отсутствии "ясных экономических ориентиров и стратегической программы действий с четкими представлениями о базовых принципах, основных приоритетах, источниках и механизмах экономического развития нашей страны", довольно часто происходят изменения в направлениях деятельности высших органов государственной власти, что, как правило, приводит к реорганизации их структуры. В этих условиях возрастает роль эффективности и качества принимаемых управленческих решений, следовательно, и документационного обеспечения управления - одного из важнейших компонентов подготовки и принятия решений.
Эффективность управления зависит от выполнения таких управленческих функций, как планирование, организация, контроль, регулирование и др., а также от обоснованной системы исполнительной власти, структуры и стабильности ее органов, четкой дифференциации их правового статуса.
Создание организационной системы управления, а следовательно, и организационной системы документационного обеспечения управления серьезно затрудняется отсутствием стабильной, внутренне непротиворечивой системы законодательства, необходимой для определения структуры, функций, полномочий субъектов управления. Например, федеральный конституционный закон "О Правительстве РФ" требует принятия дополнительных федеральных законов о системе и структуре органов исполнительной власти. Структура федеральных органов исполнительной власти включает Правительство РФ, министерства, государственные комитеты, федеральные службы, российские агентства и другие федеральные органы РФ. Деятельность Правительства РФ обеспечивается аппаратом Правительства РФ. В субъектах РФ организуются территориальные подразделения федеральных органов.
Внутренняя структура аппарата Правительства РФ, министерства или ведомства состоит из большого количества первичных трудовых коллективов, объединенных в департаменты, управления, секретариаты и отделы в соответствии с выполняемыми функциональными задачами. Департаменты или управления, как правило, включают в себя отделы, секторы, группы.
Принципы государственного управления, система и структура органов государственной власти Российской Федерации конституционно определены, но процесс совершенствования системы и структуры органов исполнительной власти интенсивно продолжается. Изменение организационной системы управления и структуры органов государственной власти оказывает влияние на ведение делопроизводства.
Делопроизводство (документационное обеспечение управления) - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. В современном значении документационное обеспечение управления (ДОУ) - самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, учреждения, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.
Система автоматизированного документооборота позволяет руководству организации давать поручения и контрол
|
На уровень вверх
Купить