|
документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.
Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться: по административным вопросам; материально-техническому снабжению; планированию; оперативной деятельности; бухгалтерскому учету; подготовке и расстановке кадров; финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.
1. Классификация как метод познания в документоведении.
Появившиеся исторически системы классификации фиксируют общую картину становления человеческой информации, изучение которой имеет большое значение для развития теории вообще и развития теории документных классификаций в частности.
Информация, содержащаяся в документальных источниках, по своей значимости может быть краткосрочной, длительных сроков, постоянной. Соответственно и документальные материалы подразделяются в зависимости от ценности информации, заключенной в них - временных сроков хранения, длительных, постоянных. Информация может приобрести научное, практическое и историческое значение сразу же после ее создания или какое-то время спустя (чаще это бывает с научными идеями). Информация, документ, имеющий непреходящее научное значение, становится историческим источником постоянной ценности.
2. Объекты классификации.
Каждый документ всегда, но часто неявно, имеет:
" цель создания, которая определяет его содержание (ее в общем случае можно сформулировать как обеспечение нужного субъекту восприятия объекта потребителем документа);
" структуру (или поддается структурированию);
" момент возникновения;
" срок действия, влияния на потребителя (в том числе и ?);
" форму представления, которая может изменяться с развитием потребностей и технических возможностей;
" средства обеспечения достоверности, отсутствия искажений и конфиденциальности;
" определенную множественность, поскольку возникает периодически, как отражение изменчивого объекта и может поступать в одно и то же время от различных поставщиков данных.
Схема 1
КЛАССИФИКАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ
Документы государственного характера
Документы международного характера
Документы, связанные с политической борьбой
Документы исторического характера
Документы личностного характера
Документы литературного жанра
грамоты, указы, приказы, законы, речи государственных деятелей, протоколы государственных мероприятий... договоры, соглашения, протоколы, деловая переписка... программы, воззвания, речи политиков, прокламации, декларации... хроники, анналы, летописи, исторические сочинения... мемуары, дневники, письмена, свидетельства очевидцев... проза, поэзия, драма, эпос, мифы, песни, сатира, крылатые выражения...
3. Структура и границы классифицируемых множеств.
Унификация документов - установление единого комплекса видов и разновидностей документов для аналогичных управленческих ситуаций, разработка единых форм и правил их составления, оформление и создание трафаретных текстов. Правовые основы стандартизации в РФ устанавливает закон, а также государственные стандарты. Унификация и стандартизация тесно связаны. Объекты унификации:
1) форма документов и состав включаемых в нее реквизитов,
2) системы документации,
3) тексты документов,
4) виды и разновидности документов.
Разрабатываемые унифицированные формы объединяются в унифицированные системы документации. Управление стандартизацией в стране осуществляет Госстандарт России.
Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования оргтехники (Схема 2).
Стандартизация документов - это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности (государственный стандарт - ГОСТ, отраслевой стандарт - ОСТ, республиканский стандарт - РСТ). Применение стандартов повышает качество документов.
В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления документов управления, которые установлены государственными нормативными актами.
Схема 2
Унифицированная форма документа, типовая унифицированная форма документа, специализированная унифицированная форма документа, формуляробразец документа, унифицированный документ
|
На уровень вверх
Купить