Введение.
Актуальность выбранной темы обуславливается недостаточной проработкой проблемы документационного обеспечения управления в организациях. Решение проблемы управления документацией в современных условиях позволит целенаправленно формировать информационные ресурсы организаций, обеспечивать их эффективное функционирование, а также открыть доступ потребителям к информационным ресурсам с наименьшими затратами времени, труда и средств.
В ходе дипломной работы были изучены и проанализированы организация и технология документационного обеспечения деятельности Академии бюджета и казначейства Минфина России.
Целью написания дипломной работы является анализ документационного обеспечения деятельности "АбиК" Минфина России, а также разработка, внесение рациональных предложений по ее совершенствованию.
Исходя из этого, выстраивается ряд задач, а именно:
- изучение функций, задач, основных видов деятельности Академии;
- изучение организации Управления делопроизводства Академии, ее структуры и объемов работы, а также анализ документооборота;
- внесение предложений по автоматизации делопроизводства и документооборота Академии Бюджета и Казначейства Минфина России.
Объект исследования - система документооборота в ФГОУ ВПО
" Академия бюджета и казначейства Министерства финансов России".
Предмет исследования - процесс осуществления документооборота и его реализация.
Структура работы состоит из введения, 3-х глав, заключения, списка литературы, 2 рисунков и 1 рисунка,21 приложений, 30 источников литературы.
Глава1.Теоретические аспекты документационного обеспечения
1.1.Категории и функции документов
Рыночная экономика, основанная на конкуренции, свободе производителей, требует постоянных поисков и смелых решений, а повышение эффективности фирмы или предприятия начинается с малого - умения осознать свои личные цели, умения понимать подчиненных, умения правильно распределять время, снимать стрессы и умения правильно работать с документами!
Перечисленные выше качества являлись рекомендациями для будущих менеджеров стран Западного мира . Конечно, очень многое в работе менеджера, карьере, жизни зависит от общих для всех, обстоятельств и условий, особенностей выпавших на долю места работы и вообще зависимость успеха дела от множества объективных, общих для всех взлетов и неудач. Но, не слишком ли часто мы неудачи объясняем объективными обстоятельствами? Ведь, как признается в науке о менеджменте, правильно сформировать проблему - это значит на 50% решить! Ну, а для успешного выполнения остальных 50% не последнюю роль играет создание многих видов управленческих документов, без которых невозможно решить задачи планирования, бухучета и отчетности, оперативного управления и кадрового обеспечения деятельности организации.
" Документ" - в пер. с латинского " documentum" - доказательство.
Документ - это материальный носитель информации, посредством которого может быть осуществлена ее обработка и передача во времени и пространстве, а также деловая бумага, которая подтверждает юридический факт или право на что-либо.
Сведения, содержащиеся в документе должны иметь правовое значение, в соответствии с действующим законодательством, его обработка должна быть удобна и проста.
История упоминает уже в XVI веке об использовании термина "дело" и даже зафиксированного в документах 1584 г. Первоначально говорилось
" дело производить" - значит решить вопрос. А по ходу решения дела возникла необходимость закреплять устное слово, оно же кратковременно, да и может быть забыто, не так понято или искажено при передаче. Поэтому, "дело" быстро вошло в употребление и уже обозначало " собрание документов, относящихся к какому-либо вопросу". В словаре Даля слово " дело" объясняется еще конкретнее:
" письменное производство по службе, составляющее одно целое по одному делу, случаю, предмету".
В настоящее время термины " делопроизводство" и " документационное обеспечение управления" являются синонимами и применяются для обозначения деятельности, цель которой, создание и оформление документа, регламентированного Госстандартом РФ .
Документ - это материальный носитель с зафиксированной на нем информацией. Деловой документ служит для фиксации административной
( управленческой) информации.
Делопроизводство - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Она является важным аспектом работы любого учреждения: создаются документы, отражающие результаты и ведение деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально - техническое обеспечение и т. п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом завися оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность любого учреждения в целом.
В представлении о документационном обеспечении управления или делопроизводстве в управлении часто недооценивается правовая природа документа. В сфере управления документ выступает как инструмент, средство или способ осуществления процессов управления. Управленческий документ предстает как особая форма осуществления компетенционных задач и функций, поэтому на передний план выступают не его формальные признаки, присущие любому документу, а содержательные, которые выводят управленческий документ в отдельную особую категорию документов.
Документ - средство закрепления и передачи управленческих решений, правовых норм и иной служебной информации с помощью материального носителя и принятых официальных символов и обладающее обязательными реквизитами, позволяющими его идентифицировать. Наиболее распространенным носителем для документа является бумага, хотя все чаще применяются электронные носители.
Документирование - создание различных видов документов по установленным правилам. Результатом документирования является документ. Соблюдение правил документирования придает юридическую силу документу, т. е. закрепляет особое свойство, называемое юридической силой и сообщаемое документу действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления. Юридическая сила документа обеспечивается обязательным, для каждого из его видов, набором обязательных реквизитов (элементов оформления), к которым относятся бланк адресанта, наименование адресата, текст, подпись, дата, регистрационный номер, печать, заверительная подпись и т. д. Документ, в зависимости от сферы, отражением воздействия на которую он является, предстает как многофункциональный феномен, основная элементарная частица совокупности разнообразных отношений, возникающих в процессе исполнения компетенционных задач.
В процессе установленных задач и функций осуществляются самые разнообразные формы деятельности, при этом образуются документы, реализующие основные функции:
" Социальная - реализация важнейших социальных потребностей
общества в целом, его коллективных и индивидуальных
субъектов;
" Управленческая - закрепление властных предписаний, запретов,
посредством которых осуществляется организационное
целенаправленное воздействие на регулируемые
общественные отношения;
" Правовая - установление правового статуса участников
общественных отношений;
" Информационная и коммуникативная - сохранение информации во
времени и пространстве, связи между элементами
системы управления, средство личного общения;
" Культурная - передача культурных обычаев и традиций;
" Научно - историческая - создание Архивного фонда РФ.
- Документы классифицируются по следующим признакам:-
Способу создания - рукописные письменные,
электронные документы;
Адресанту (адресату) - входящие;
исходящие;
внутренние.
Доступности - секретные; для служебного пользования;
конфиденциальные.
Процессы создания являются основными для делопроизводства, обработки, движения документов, а также хранение и использование их в текущей деятельности. Вопросы работы подразделений документационного обеспечения, их структура, функции, техническое обслуживание
|