|
ВВЕДЕНИЕ
Применение вычислительной техники невозможно без рациональной организации информационной базы и обеспечение эффективного доступа к ней пользователя. Для этой цели и служат базы данных. Базы данных имеют широкое применение. Широкое использование баз данных различными категориями пользователей привело, с одной стороны, к созданию интерфейсов, требующих минимум времени на освоение средств управления системой, а с другой - к построению мощных, гибких СУБД, имеющих в том числе развитые средства защиты данных от случайного или преднамеренного разрушения. Появились и средства автоматизации разработки, позволяющие создать базу данных любому пользователю, даже не владеющему основами теории БД [5].
Для организации и ведения баз данных используются универсальные прикладные программы общего назначения, специальные прикладные программные средства, но в качестве одних из самых распространенных программных средств имеются системы управления баз данных.
Системы управления базами данных (СУБД) - это программные средства, с помощью которых можно создавать базы данных, заполнять их, вносить в них необходимые изменения и дополнения, осуществлять поиск нужной информации, выводить данные на экран или на принтер.
В мире существует немало различных систем управления базами данных. Многие из них являются специализированными языками программирования, с помощью которых каждый, освоивший данный язык, может сам создавать такие структуры, какие ему удобны, и вводить в них необходимые элементы управления [4].
Необходимость программировать всегда сдерживала широкое внедрение баз данных в малом бизнесе. Крупные предприятия могли позволить себе сделать заказ "под себя". Малым предприятиям зачастую не по силам было не только решить, но даже и правильно сформулировать эту задачу.
Положение изменилось с появлением в составе пакета Microsoft Office системы управления базами данных Access. MS Access - функционально-полная реляционная СУБД, предназначенная для автоматизации производственных процессов, налаживания учета и статистики практически в любой отрасли науки, техники, бизнеса.
В MS Access предусмотрены все необходимые средства для определения и обработки данных, а также для управления ими при работе с большими объемами информации, хранящейся в многочисленных таблицах, значительно упрощая задачу обработки данных. Используя запросы, можно выбирать и обрабатывать хранящуюся в таблицах информацию. Можно создавать формы для ввода, просмотра и обновления данных, а также использовать Access для создания как простых, так и сложных отчетов [10].
В данное время существует и значительный недостаток большинства приложений, заполняющих рынок программных продуктов: неэффективное использование, вследствие неполноценности выбранного приложения по индивидуальным характеристикам для эксплуатирующего предприятия. Если фирма все же будет использовать наиболее подходящую программу, то не исключено, что приложением для работы будет использоваться множество неиспользуемых компонентов, требующих значительных ресурсов компьютера, или используемая программа не будет учитывать специфические особенности производственной деятельности предприятия. Следовательно, целесообразным решением является разработка индивидуальных проектов, включающих все необходимые требования заказчика, на разработку которых затрачивается немного меньше средств, чем на покупку дорогостоящих лицензионных программных продуктов [7].
В данном дипломном проекте разработано приложение для автоматизации учета производства и реализации готовой продукции в ОАО "Ключанский спиртзавод", где выполняется сложная работа, которая хорошо поддается автоматизации. Хранение документов в виде компьютерных данных более целесообразно, чем хранение их в виде бумаг. Значительно упрощается документация производства и реализации продукции, корректировка любого документа.
Разработанное приложение сократит трудоемкость задачи и повысит оперативность учета, даст возможность осуществлять поиск нужной информации по заданным критериям и распределение информации, а также позволит выводить данные на экран или печать.
Для автоматизации данного дипломного проекта была выбрана СУБД Access 2003, так как Access представляет собой мощное средство управления базами данных, позволяющее создавать системы баз данных различной сложности и эффективно работать с содержащейся в них информацией.
2. ПРЕДМЕТНАЯ ОБЛАСТЬ АВТОМАТИЗАЦИИ
2.1. Описание предметной области
Предметной областью автоматизации является задача учета производства и реализации готовой продукции в ОАО "Ключанский спиртзавод". Данная область автоматизации охватывает деятельность работников отдела снабжения спиртзавода.
Предметную область целесообразнее рассматривать по отдельным процессам.
Поступление готовой продукции
В ОАО "Ключанский спиртзавод" производится продукция: минеральная и газированная вода, например, вода природная минеральная "Ключанская", напиток безалкогольный среднегазированный "Колесник-крем сода", напиток безалкогольный среднегазированный "Колесник-тархун".
По окончании производства готовая продукция перемещается на склад. Перемещение оформляется "Накладной", которая составляется кладовщиком.
Заполненный документ подписывают материально-ответственные лица сдатчика и получателя и сдают в бухгалтерию для учета движения готовой продукции.
Реализация готовой продукции
ОАО "Ключанский спиртзавод" заключает договора с организациями на поставку готовой продукции.
При реализации готовой продукции заполняется "Товарно-транспортная накладная" и "Счет-фактура" в двух экземплярах (первый экземпляр остается в организации, сдающей готовую продукцию, второй экземпляр передается сторонней организации - покупателю). В "Товарно-транспортной накладной" и в "Счет-фактуре" указываются номер документа, дата заполнения, реквизиты грузоотправителя и грузополучателя, а также данные о реализуемой продукции.
Отчетность
В конце каждого месяца на основе этих документов заполняется отчет "Движение готовой продукции по складу (приход)". В отчете указывается количество поступившей газированной или минеральной воды за данный месяц и подсчитывается общая сумма по каждому виду продукции.
Отчет "Движение готовой продукции по складу (расход)" аналогичен отчету "Движение готовой продукции по складу (приход)", но в нем указывается количество реализованной продукции.
Дальше заполняется "Отчет по складу готовой продукции", где по каждому виду реализованной продукции заполняются графы: остаток на начало месяца, приход, расход и остаток на конец месяца.
На основе этих документов на каждый вид готовой продукции заполняется "Лимитно-заборная карта", в которой рассчитывается остаток данного вида продукции.
После поступления выручки от покупателей заполняется "Реестр на поступление выручки от реализации", в котором прописываются все имеющиеся покупатели за данный месяц, сумма выручки от поставки им готовой продукции и номер документа "Счет-фактура", по которому производилась реализация.
2.2. Анализ документооборота
В процессе исследования предметной области было выявлено ведение определенного количества документов, которые можно условно разделить на:
" документы-справочники;
" входные документы, содержащие первичную информацию;
" выходные документы.
2.2.1. Документы - справочники
Для решения задачи учета производства и реализации готовой продукции используется ряд документов, содержащих нормативно-справочную информацию, которая используется при ведении учетных и выходных документов.
Справочный документ "Прайс-лист выпускаемой продукции" содержит информацию о выпускаемой на спиртзаводе продукции и реквизиты "Наименование", "Единица измерения" и "Цена".
Форма документа - табличная. Информационный объем - 25 документострок.
Вид документа представлен в приложении 1.
Документ "Договор на поставку готовой продукции" является источником справочной информации о покупателях готовой продукции предприятия. Спиртзавод заключает договор с покупателем-организацией, который заполняется бухгалтером.
Форма документа - простая. Информационный объем - 14 документострок. Количество экземпляров в год - 50.
Вид документа представлен в приложении 2.
2.2.2. Входные документы
В результате исследования документооборота были выявлены входные документы, содержащие учетную информацию.
Документ "Накладная на сдачу готовых изделий" содержит учетную информацию о поступлении на склад готовой продукции, данный документ заполняется кладовщиком и проверяется бухгалтером.
Основные характеристики документа представлены в таблице 2.1., вид документа - в приложении 3.
Документ "Товарно-транспортная накладная" содержит учетную информацию о реализации готовой продукции, данный документ заполняется в двух экземплярах главным бухгалтером и подписывается руководителем предприятия.
В документе есть вычисляемые реквизиты "Сумма без учета НДС" (формула 2.1.), "Сумма" (формула 2.2.), "Сумма с учетом НДС" (формула 2.3.).
2.1
где - сумма без учета НДС;
- количество товара;
- цена за единицу товара.
2.2
где - сумма НДС;
- сумма без учета НДС;
НДС - реквизит "ставка налога" - 18%;
ПР - процент суммы - 100%.
2.3
где - сумма с учетом НДС;
- сумма без учета НДС;
Сумма - сумма НДС.
Реквизит "Всего по накладной" в документе представляет собой сумму отдельно по столбцам "Количество мест", "Сумма без учета НДС", "Сумма" и "Сумма с учетом НДС".
Основные характеристики документа представлены в таблице 2.1., вид документа - в приложении 4.
Документ "Лимитно-заборная карта" является входным по начальным остаткам, но так как этот документ является обязательной формой отчетности, то подробно он будет рассмотрен в разделе 2.2.3.
Таблица 2.1.
Основные характеристики входных документов
Документ Форма Вид Количество экземпляров в месяц Информационный объем, документострок
"Накладная на сдачу готовых изделий" Комбинированная Разовый 20
6
"Товарно-транспортная накладная" Комбинированная Разовый 40 21
2.2.3. Выходные документы
Выходные документы содержат в себе справочную информацию, учетные данные из первичных документов и результаты их обработки. Все выходные документы заполняются бухгалтером организации.
Документ "Товарно-транспортная накладная" является как входным, так и выходным документом. Входным - так как содержит учетную информацию об отпуске готовой продукции, и выходным - так как один экземпляр отдается на руки покупателю.
Описание данного документа представлено в разделе 2.2.2.
Документ "Счет-фактура" содержит обработанную информацию об отпуске готовой продукции покупателям. Данный документ заполняется в двух экземплярах главным бухгалтером и подписывается руководителем предприятия. Один экземпляр документа отдается на руки покупателю.
В документе есть реквизиты "Стоимость без НДС", "Сумма налога", "Стоимость с НДС", "Всего к оплате", которые вычисляются как реквизиты документа "Товарно-транспортная накладная" (формулы 2.1. - 2.3.).
Основные характеристики документа представлены в таблице 2.2., вид документа - в приложении 5.
Документ "Движение готовой продукции по складу (приход)" является выходным, так как содержит обработанную информацию о поступлении готовой продукции на склад. Данный документ заполняется кладовщиком.
Реквизит "Итого" в документе представляет собой сумму отдельно по столбцам "бутылок", "декалитров" (дал) и "т/упаковок" по каждому виду готовой продукции.
Основные характеристики документа представлены в таблице 2.2., вид документа - в приложении 6.
Документ "Движение готовой продукции по складу (расход)" является выходным, так как содержит обработанную информацию об отпуске со склада готовой продукции покупателям. Данный документ заполняется кладовщиком.
Реквизит "Итого" вычисляется как реквизит документа "Движение готовой продукции (приход)".
Основные характеристики документа представлены в таблице 2.2., вид документа - в приложении 7.
Документ "Лимитно-заборная карта" является выходным, так как это ежемесячная форма отчетности, содержит обработанную информацию об остатках по определенному виду продукции.
Документ содержит реквизит "Остаток на начало отчетного месяца", который рассчитывается по формуле 2.4.
2.4
где - остаток на начало отчетного месяца;
- остаток на начало предшествующего месяца;
- приход продукции за месяц;
- расход продукции за месяц.
Основные характеристики документа представлены в таблице 2.2., вид документа - в приложении 8.
Документ "Отчет по складу готовой продукции" является выходным, так как содержит обработанную информацию о движении готовой продукции с учетом остатков на начало и конец месяца. Данный документ заполняется кладовщиком.
Основные характеристики документа представлены в таблице 2.2., вид документа - в приложении 9.
Документ "Реестр на поступление выручки от реализации" является выходным по отпуску готовой продукции, содержит обработанную информацию о поступлении выручки от покупателей за готовую продукцию. Данный документ заполняется бухгалтером.
Реквизит "Итого" в документе представляет собой сумму всей поступившей выручки от реализации.
Основные характеристики документа представлены в таблице 2.2., вид документа - в приложении 10.
Таблица 2.2.
Основные характеристики выходных документов
Документ Форма Вид Количество экземпляров в месяц Информацион-
ный объем, документострок
"Счет-фактура" Комбинированная Разовый 40 21
"Движение готовой
продукции по складу"
-по приходу;
-по расходу; Комбинированная Разовый
1
1 40
"Лимитно-заборная карта" Комбинированная Разовый 25 42
|
На уровень вверх
Купить