|
Развитие компьютерных технологий накладывает свой отпечаток на организацию производственного процесса. На данный момент для успешного конкурирования в области предоставляемых товаров и услуг практически каждому предприятию необходимо оперативное реагирование на изменения рынка. Это утверждение касается не только предприятий, производящих какие-либо товары, но и предприятий, предоставляющих услуги, в том числе и учреждений образования, таких как Хакасский Госуниверситет.
Сбор, обработка, хранение и оперативное предоставление информации в той или иной форме являются одними из важнейших задач многих подразделений университета – отдела кадров, планово-экономического управления, деканатов, приемной комиссии, учебно-методического управления и многих других. Зачастую результаты работы одного подразделения университета являются исходными данными при работе другого подразделения. В итоге собранная и обработанная подразделениями информация используется в организационно распорядительной и образовательной деятельности, то есть для принятия решений. Можно с полной уверенностью утверждать, что информация играет важнейшую роль в работе университета.
Следует отметить, что основным способом передачи данных в университете до сих пор являются документы в бумажном виде: приказы, отчеты, служебные записки, распоряжения, поручения. Нельзя сказать, что этот способ достаточно удобен, а уж о его эффективности и оперативности говорить вообще не приходится. Во-первых документ может испортиться или потеряться; во-вторых использование и перенос информации с него в компьютер не удобен и вызывает дополнительные временные затраты; в-третьих такие документы, если они не заверены печатью и/или подписью, легко подменить. Также к минусам можно отнести необходимость полностью менять документ в случае даже небольших его изменений. Современные принципы обмена документами требуют большой оперативности предоставления информации, ввиду чего использование бумажных носителей уже не является столь эффективным, как ранее. Поэтому назрела необходимость модификации процесса обмена документами посредством использования компьютерных технологий.
Для решения этой задачи уже используются некоторые способы предоставления информации: использование гибких магнитных дисков, предоставление файлов в общее пользование в локальной вычислительной сети, использование почтовых программ. Рассмотрим их вкратце.
Использование гибких магнитных дисков имеет те же минусы, что и бумажные носители: порча, потеря или подмена носителя, а также необходимость создания новой копии в случае обновления исходной информации. К плюсам данного метода можно отнести только удобство при переносе данных в компьютер.
Вторым способом является предоставление файлов в общее пользование, с помощью средств операционной системы. Для этого создаётся общий ресурс, доступ к которому имеют либо все люди, либо заранее заданный список. В первом случае отмечается возможность несанкционированного доступа, то есть доступа к конфиденциальной информации. Во втором случае, наоборот, отсутствует доступ к документам, предназначенным для общего пользования. Создание множества ресурсов с разными уровнями доступа является нецелесообразным по причине неудобства отслеживания обновлений в каждом из этих ресурсов. Конечно, можно сделать определённую технологию уведомлений об изменениях, например, посредством опять же встроенного в операционную систему сервиса отправки сообщений. Но и в этом случае появляется возможность того, что сервис не будет запущен на одном из компьютеров. Таким образом, и этот вариант не удовлетворяет требованиям оперативности.
Третий способ – использование почтовых программ, например Exchange на основе сервера почтовых сообщений Exchange Server. В этом случае предоставление документа осуществляется путём создания нового сообщения, присоединения к нему файла документа и выбора списка получателей из имеющихся пользователей. При получении нового, непрочитанного письма адресат будет сразу же извещён о нём, но только в том случае, если почтовый клиент в данный момент запущен на его компьютере. Таким образом, при использовании почтовых программ убираются практически все минусы, существующие при использовании других вариантов передачи информации посредством документов: невозможность порчи, потери или подмены документа при прохождении его от отправителя к получателю, конфиденциальность и безопасность информации (в случае распространения документа ответственность за это, кроме отправителя и получателя, несёт администратор почтового сервера; всё это люди, которых легко найти), большее удобство при работе с файлами, чем при работе с бумажными носителями, ни отправителю, ни администратору нет необходимости производить дополнительные операции для создания необходимых прав доступа.
Однако даже и в этом случае есть недостатки. В случае редактирования одного документа (например, подготовка приказа) несколькими должностными лицами теряется синхронизированность варианта. Решить эту проблему можно, совместив два варианта передачи данных: использовать общие ресурсы для хранения документа и почтовые программы для сообщения об их обновлении, передавая ссылку на нужный файл. Но опять же появляется необходимость проставления соответствующих уровней доступа. К минусам также можно отнести отсутствие возможности объединения получателей в адресной книге по группам (подразделениям), а так же большую стоимость почтовых программ.
В целом ни один из указанных вариантов не удовлетворяет принципам современной организации документооборота. Использование готовых систем документооборота сторонних производителей также не удовлетворяет потребностям университета, о чём подробнее будет сказано в первом разделе пояснительной записки.
Целью данного дипломного проекта является разработка системы электронного документооборота для Хакасского госуниверситета, которая позволит подразделениям оперативно и эффективно обмениваться нормативными и информационными документами.
Для выполнения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:
1. анализ структуры и направления потоков данных внутри университета;
2. разработка концепции системы электронного документооборота Хакасского госуниверситета;
3. предварительный анализ экономической эффективности разрабатываемой системы;
4. проектирование базы данных для документооборота;
5. разработка интерфейса управления документами для клиентского приложения;
6. окончательный анализ экономической эффективности реализованной системы;
Объектом исследования дипломного проекта является структура Хакасского государственного университета, его подразделения и взаимодействие между ними.
Гипотеза исследования
Внедрение системы электронного документооборота в процесс управления университета приведет к улучшению качества управления и повышению экономической эффективности работы университета в целом.
Новизна исследования
Для региона тема работы является новой в том плане, что попыток создать полностью новую систему не предпринималось ни в одной организации. В некоторых организациях используются подобные системы, основанные на не специализированном программном обеспечении, а на основе методов, описанных ранее.
Практическая значимость
Использование автоматизированной системы позволяет: повысить оперативность и качество обработки и хранения документов, ускорить и упростить процесс принятия решений, повысить эффективность организационно-распорядительной и образовательной деятельности в целом. Оценивая экономическую эффективность можно судить о степени полезности разработанной системы для университета.
На защиту выносятся:
1. концепция системы электронного документооборота для Хакасского госуниверситета;
2. структура базы данных, основные алгоритмы функционирования системы документооборота;
3. разработанное клиентское приложение системы;
4. анализ экономической эффективности построенной системы
Апробация работы
Материалы дипломного проекта в целом и отдельные его вопросы докладывались автором в журнале «Вестник Хакасского государственного университета им. Н.Ф. Катанова. Направление: Информатика».
Структура и объём работы
Дипломный проект выполнен на 71 страницах машинописного текста, содержит 6 рисунков и 3 таблицы. Проект состоит из введения, четырёх разделов и заключения. Список использованной литературы содержит 32 наименований работ отечественных и зарубежных авторов.
В первом разделе проведено исследование структуры информационного пространства ХГУ, исследование потоков данных. Проанализированы достоинства и недостатки информационного пространства без использования компьютерных средств обработки данных.
Во втором разделе рассмотрены принципы и алгоритмы построения системы электронного документооборота, приведено обоснование выбора технологии разработки, а так же платформ для серверной и клиентской частей.
В третьем разделе изложена оценка экономической эффективности системы, рассмотрены правовые аспекты использования разработанного программного обеспечения.
В четвёртом разделе описываются меры безопасности при работе с компьютером, рассматриваются основные требования, предложенные Госкомсанэпиднадзором России, а так же приводятся контрольные замеры по ВДТ.
В заключении указаны основные результаты, полученные в дипломном проекте.
В приложениях представлены документированный листинг разработанной системы и материалы внедрения.
|
На уровень вверх
Купить