|
Введение
Актуальность темы. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. Совершенствование управления производственно-хозяйственными системами, повышение уровня организации и эффективности управленческого труда во многом зависит от того, насколько рационально поставлено в учреждениях и на предприятиях делопроизводство и насколько профессионально ведется документация, гарантируется успех управленческой деятельности в целом.
Значение делопроиводственного обслуживания как одной из важнейших сфер деятельности определяется рядом факторов и прежде всего его универсальностью. Основу информационной среды любого предприятия, организации или учреждения составляют документы, созданные как «традиционным» рукописным, машинописным, типографическим способом, так и полученные с использованием компьютерных технологий. Содержащаяся в них информация будет обладать юридической силой и может быть использована только при совершении ряда обязательных делопроизводственных операций. В правильной организации делопроизводства заложена основа сохранности и эффективного использования документной информации в будущем.
Оправдавшие себя на практике рациональные формы и методы создания и обработки документов могут быть доведены до уровня общей нормы лишь при условии, что все участвующие в процессах создания, обработки и использования документов и документной информации будут достаточно точно поддерживаться в своей деятельности этих единых правил и норм делопроизводства.
Целью настоящей работы является рассмотрение возможности применения информационных систем для управления документооборотом.
В теоретические задачи данной работы входит рассмотрение технологии документооборота факультета ВУЗа, определение типов документов, организация взаимоотношений между подразделениями, а также возможность использования ЭВМ и локальной сети для управления делопроизводством.
Практической задачей работы является реализация системы управления базой данных (СУБД) средствами Microsoft Access.
1 Делопроизводство в научно-учебном подразделении ВУЗа
1.1 Факультет как научно-учебное подразделение университета
Факультет - учебно-научное подразделение университета, осуществляющее полный цикл подготовки специалистов по нескольким родственным специальностям. Одновременно факультет проводит преподавание дисциплин своих специальностей на других факультетах. В тесной связи с учебным процессом факультет выполняет фундаментальные и прикладные научно-исследовательские работы в соответствии с профилем подготовки специалистов.
В состав факультета кроме кафедр входят деканат, учебные и научные кабинеты, классы, музеи.
Кафедра - основное учебно-научное подразделение университета. Учебная и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких областях знаний и подчиняется решению главной задачи - подготовке высококвалифицированных специалистов.
Кафедра может иметь учебные и научные лаборатории, филиалы, кабинеты, музеи, мастерские и другие подразделения.
Кафедра:
- организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует контроль за учебой студентов;
- формирует планы научных исследований, организует их проведение и осуществляет контроль выполнения;
- проводит подготовку специалистов высшей квалификации (кандидатов и докторов наук) через аспирантуру, докторантуру и в порядке соискательства;
- организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку преподавателей и сотрудников кафедры;
- предпринимает усилия по увеличению поступлений внебюджетных средств за счет образовательной и научной работы, развития производственной и коммерческой деятельности;
- способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-просветительскую деятельность среди населения;
- вносит на рассмотрение ученого совета факультета (университета) предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к ученым и почетным званиям;
- осуществляет иную деятельность, предусмотренную настоящим Уставом и действующим законодательством.
Администрация факультета (деканат) - подразделение осуществляющее контроль и организацию деятельности факультета. Непосредственное руководство над ним осуществляет декан. Он контролирует выполнение планов и планирует работу деканата, также самостоятельно определяет численность и квалифицированный состав администрации факультета. Декан несет ответственность за отчетные данные, сведения и различные материалы, подготавливаемые в деканате.
В Уставе университета деканат не выделен как подразделение факультета и следовательно не определены его функции.
1.2. Типы документов, обращающихся на факультете. Подразделения, издающие и использующие их
Органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный процесс и слаженную работу с различн
|
На уровень вверх
Купить