|
Традиционный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам независимо от вида учета обычно включает в себя:
- журналы учета документов по видам учета или учетную валовую карточку с разделами неисполненных (для вторых экземпляров карточек) и исполненных (для первых отработанных экземпляров карточек) документов, в которой карточки в разделах располагаются в последовательности учетных номеров документов;
- учетную картотеку на неисполненные документы, в которой первые экземпляры карточек располагаются по исполнителям (картотека "За исполнителями");
- справочную картотеку на исполненные документы, в которой освободившиеся (вторые) экземпляры карточек располагаются по корреспондентам или другому удобному для использованию признаку, например по рубрикам номенклатуры дел;
- конфиденциальную картотеку по распорядительным документам;
- контрольную картотеку, в которой дополнительные экземпляры карточек располагаются по срокам исполнения документов;
- передаточный журнал для фиксирования факта перемещения документа и устной карточки с одного участка службы КД на другой, от одного работника этой службы другому. 1
В небольших фирмах три картотеки могут объединяться в одну, использующую различные классификационные схемы. Например, может формироваться учетно-справочная картотека с следующими разделами:
а) "За исполнителями";
б) учетный валовой раздел для карточек на все конфиденциальные документы;
в) справочный раздел за исполненные документы, в котором карточки располагаются по рубрикам номенклатуры дел.
Первый и второй экземпляры карточки помещаются одновременно в первые два раздела. Второй раздел является описью конфиденциальных документов фирмы. После исполнения документа карточка из первого раздела перемещается в третий раздел картотеки. Может применяться схема систематизации карточек сразу же в соответствии с рубриками номенклатуры дел (при нумерации документов отдельно по каждому делу). 1
Автоматизированный справочно-информационный банк данных по конфиденциальным документам принципиально не отличается от аналогичных систем, оперирующих открытой информацией и документами и широко использующихся фирмами. Конфиденциальные электронные документы и электронные аналоги бумажных документов на любом носителе, в том числе поступившие по защищенной линии электронной почты, подлежат строгому учету, как и традиционные бумажные конфиденциальные документы и материалы.
В автоматизированных системах дополнительно должен быть организован учет состава и динамики актуализации всех машинных массивов документов, всех типов магнитных носителей информации и записанных на них документов. Любая операция с электронным документом, выполняемая как в службе КД, так и пользователями, подлежит фиксированию в учетной форме, машинном журнале и подтверждается подписью одного или двух сотрудников КД.
Автоматизированный справочно-информационный банк данных должен иметь следующие основные электронные учетные массивы:
- инвентарную валовую опись традиционных, электронных и иных конфиденциальных документов фирмы с указанием их местонахождения или валовые описи учетных карточек документов по видам учета (контрольные журналы);
- массивы электронных учетных карточек документов по видам учета;
- массив электронных карточек учета выдачи документов по видам учета (если такие карточки предусмотрены технологией);
- описи рабочего и архивного массивов электронных конфиденциальных документов по каждому компьютеру;
- массив учетных карточек (описей) магнитных носителей с перечислением документов, записанных на каждом носителе;
- описи документов (на любых носителях), находящихся у руководителей и исполнителей (по фамилиям).
|
На уровень вверх
Купить