Введение
Долгое время автоматизация учреждений в России основывалась на различного рода подсистемах АСУ на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.
Необходимость в электронной обработке документов удовлетворялась применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированного пакета программ Microsoft Office. Эти средства не справлялись с управлением огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними.
Развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по оснащению офиса, позволяющих автоматизировать ручные операции, поиск, передачу документов и контроль исполнения.
Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современные организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются:
• ввод информации в систему,
• хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,
• коллективного работа с документами,
• вывод информации из системы.
Существуют различные способы ввода данных в систему. Это, прежде всего, сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. При массовом наборе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис поступает и путем импорта файлов с магнитных носителей или по внешним телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).
Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. Но для современных операционных систем семейства Windows наиболее предпочтительным вариантом является применение баз данных.
Хранение информации в базах данных имеет следующие преимущества:
• удобный способ группировки однотипных данных в таблицах;
• возможность отбора для просмотра и обработки только данных, удовлетворяющих заданным критериям;
• вывод необходимых данных в компактном виде, удобном для анализа и последующей обработки.
Учитывая вышеназванные преимущества, при создании информационной системы в экономике будет использоваться именно база данных.
1. Теоретическая часть
1.1. Структура предприятия «Омега»
Рассматриваемое предприятие «Омега» занимается пошивом верхней одежды.
В состав предприятия входят 3 подразделения:
КодПодразделения Подразделение
1 Администрация
|