|
1. Назначение СУБД MS Access и создание таблиц
1.1. Отличие баз данных от электронных таблиц
С электронными таблицами удобно работать, если число записей невелико (не более 500-1000). При увеличении числа записей работать становится неудобно, главным образом из-за плохой структурированности данных. Кроме того, быстро возрастает нагрузка на оперативную память. Если хранить данные в разных файлах, по мере накопления информации будет все труднее в них ориентироваться. MS Access хранит данные в одном файле, но доступ к ним организован так, чтобы не использовать лишние ресурсы памяти. Отметим, что некоторые другие СУБД хранят информацию в разных файлах, но работе с ними это никак не мешает.
СУБД имеет более развитую систему защиты от несанкционированного доступа, а также возможности одновременной работы многих пользователей с одним файлом. Электронные таблицы также позволяют это делать, но их возможности существенно проще. Так, защиту информации при совместной работе над одним файлом в MS Excel организовать нельзя .
В MS Access возможно создание связи между таблицами, что позволяет совместно использовать данные из разных таблиц. Это экономит память, увеличивает скорость обработки данных, позволяет избежать ненужного дублирования и лишних ошибок. Именно это прежде всего и отличает СУБД от электронных таблиц.
СУБД MS Access обычно применяют в тех случаях, когда прикладная задача требует хранения и обработки разнородной информации о большом количестве объектов и предполагает возможность многопользовательского режима работы. Тем не менее даже для хранения не очень большого объема данных в некоторых случаях лучше использовать пакет MS Access просто потому, что в нем заранее предусмотрена защита данных не только от несанкционированного доступа, но и от не вполне корректного обращения, то есть выше сохранность данных. Электронные таблицы являются удобным средством хранения ограниченного количества записей, но все-таки их основное назначение – расчеты и анализ данных. Иногда в них удобнее проводить работу по подготовке данных для размещения в базе данных, например при вводе информации со сканера и т. п. Кроме того, рабочие книги MS Excel предназначаются практически только для индивидуального пользования. В отличие от MS Access упрощенные базы данных MS Excel принято называть списками.
При запуске MS Access (щелчком на кнопке с логотипом в виде ключа в Главном меню или на Рабочем столе) появляется диалоговое окно, позволяющее открыть существующую или создать новую базу данных.
Далее обычным для всех компонентов пакета MS Office способом мы открываем файл существующей базы данных: либо щелчком на его имени в списке недавно использовавшихся файлов, либо используя стандартное диалоговое окно Открытие файла, которое появляется после щелчка на строке Другие файлы. При необходимости создать новую базу данных, страницу доступа к данным, позволяющую представлять информацию в глобальную сеть, или проект MS Access выбираем соответствующие строки окна.
Проект Microsoft Access (.adp) – это файл данных, позволяющий организовать доступ к базам данных Microsoft SQL Server, используя который, в свою очередь, можно создавать приложения в архитектуре «клиент-сервер» так же легко, как приложения на обычной рабочей станции. Проект Microsoft Access можно подключить к удаленной базе данных Microsoft SQL Server, локальной базе данных Microsoft SQL Server или к локальной установке Microsoft SQL Server 2000 Desktop Engine (MSDE) .
1.2. Многотабличные запросы и отношения
Одна из самых мощных возможностей Access одновременно является и наиболее важной. Отношения позволяют связать таблицы графически. Можно даже связывать таблицы, представляющие файлы разных типов (например, таблицу Access и таблицу dBASE). После подобного связывания таблицы выступают уже как одно целое, и теперь можно строить запросы применительно к любым данным в них. Можно выбирать конкретные поля, определять порядок сортировки, создавать вычисляемые выражения и вводить критерии отбора нужных записей. Можно отображать результаты выполнения запроса в виде таблицы, формы или отчета. От пользователя не требуется предварительной установки связей: вместо этого достаточно войти в конструктор запросов (например, когда требуется построить определенный отчет).
Запросы применяют и в других случаях. Можно создавать запросы, которые обеспечивают вычисление итогов, отображение сгруппированных и построение новых таблиц. Запрос можно использовать даже для обновления данных в таблицах, удаления записей и добавления одной таблицы к другой .
|
На уровень вверх
Купить