|
23. Проектирование, создание и обработка документов на ЭВМ
Существует мнение, что в настоящее время только около 30% всей кор-поративной информации хранится в электронном виде (как в структурирован-ном — в базах данных, так и в неструктурированном). Вся остальная информа-ция (около 70%) хранится на бумаге, создавая немалые трудности при ее поис-ке. Тем не менее, это соотношение постепенно меняется в пользу электронной формы хранения. Вряд ли, конечно, когда-нибудь все документы станут только электронными, однако, несомненно, что электронная форма хранения докумен-тов будет преобладать. При этом под термином «электронный документ» в рас-сматриваемом контексте обычно понимается текстовый файл, документ MS Word, электронная таблица MS Excel, графический файл, несколько взаимосвя-занных файлов разных форматов (так называемый составной документ) и др.
Программы проектирования, создания и обработки документов на ЭВМ разрабатываются и используется для решения конкретных задач пользователей ЭВМ и включает программы:
• подготовки текстов (документов) на компьютерах — редакторы тек-стов;
• подготовки документов типографского качества — издательские сис-темы;
• обработки табличных данных — электронные таблицы;
• обработки массивов информации — системы управления базами дан-ных;
• обработки графических изображений — графические редакторы и др.;
• интегрированные системы — системы взаимосвязанных прикладных программ, включающие обычно все перечисленные выше компоненты.
Примером интегрированной системы и является пакет Microsoft Office, который содержит большую часть необходимого вам программного обеспече-ния.
Элементы интерфейса входящих в него программ оформлены одинаково и “общаются“ друг с другом “на одном языке“.
Пакет Office - это нечто большее, чем просто набор программ. Уже его название подсказывает, что он должен содержать мощные прикладные про-граммы для коммерческого применения, которые легко и непринужденно рабо-тают с текстами, числами и изображениями.
Отличительной особенность пакета Office является то, что связывает эти приложения воедино: все эти программы имеют общее меню и наборы кнопок, которые выглядят очень похоже. Научившись работать с одним из приложений, вы тем самым в значительной степени продвинетесь в изучении остальных.
К тому же в пакете имеется простой в использовании управляющий центр - Диспетчер Microsoft Office , позволяющий запускать отдельные программы и выходить из них, либо получать подробные указания и оперативную помощь простым щелчком кнопки мыши.
В состав пакета Office входят:
1. Большие прикладные программы
• Word - мощный текстовый редактор, позволяющий быстро создать до-кумент любой сложности из разрозненных заметок и довести до совершенства информационный бюллетень или брошюру.
Общепризнанно, что редактор Word фирмы Microsoft является сегодня самой популярной в мире программой. Word начинен “быстрыми“ командами и самыми современными средствами, такими как встроенная программа проверки правописания и словарь синонимов, которые помогают грамотно составлять документы, и готовыми шаблонами, позволяющими вам сводить воедино за-метки, письма, счета и брошюры без больших усилий .
• Excel производит с числами то же, что Word с существительными и
• глаголами. Пользуясь программой Excel, можно составлять бюджеты и финансовые отчеты, превращать сухие цифры в наглядные диаграммы и гра-фики, проводить анализ типа “А что будет, если?“ практически по любому во-просу, а также сортировать очень длинные списки данных в считанные секунды или даже доли секунд .
• PowerPoint позволит профессионально подготовить презентацию, со-держащую приличную графику и эффектно оформленные тезисы. Документ, подготовленный в редакторе Word, может быть легко преобразован в презента-цию всего лишь одним щелчком мыши.
• Access представляет собой мощную современную программу управле-ния данными (СУБД), предназначенную для создания, ведения базы данных, для эффективного управления ей, занесения данных, а также получения отче-тов.
2. Программы - помощники
• Программа Graph позволяет ввести несколько чисел и быстро превра-тить их в график.
• Программа Organization Chart поможет создать штатное расписание фирмы.
• Программа Equation Editor используется для составление формул.
• Программа WordArt поможет изменить внешний вид букв или цифр, чтобы использовать их при создании привлекательных логотипов или заголов-ков.
• Программа ClipArt Gallery может просмотреть несколько сотен рисун-ков в поисках наилучшей иллюстрации для вашего документа.
3. Система оперативной помощи
• Пакет Office и его приложения изобилуют полезными подсказками и по-шаговыми указаниями того, как выполнять ту или иную операцию.
• Талантливые Мастера (Wizards) проведут вас шаг за шагом к решению сложных задач.
• Карточки - шпаргалки (Cue Cards) предложат подробные указания, кото-рые постоянно будут у вас перед глазами во время работы.
• Помощник Office ответит вам на любые вопросы, а также постоянно бу-дет сопровождать вас в работе, если вы нуждаетесь в его помощи.
• Функция Просмотр (Preview) и Примеры (Demos) продемонстрируют вы-полнение сложных задач.
Таким образом, используя пакет Microsoft Office можно легко работать с документами на ЭВМ.
|
На уровень вверх
Купить