|
Понятия "информация" и "документ".
Основу деятельности любого предприятия или организации составляет работа с информацией - ее получение, обработка, принятие каких-либо решений и их исполнения.
Информация - это сведения о лицах, фактах, событиях и явлениях, вне зависимости от формы ее представления.
Информация имеет большое значение, так как на ее основе принимаются решения, зависящие от полноты информации, ее достоверности и своевременности предоставления.
Документ (от лат. "документум" - свидетельство) - это материальный носитель данных с записанной на нем информацией, предназначенный для ее передачи во времени и пространстве. Документы могут содержать изображения, тексты, звуки и другую информацию.
Документирование - процесс записи информации на различных носителях по установленным правилам.
Документы обеспечивают закрепление, сбор и обработку информации, передачу и использование информации, а также ее хранение.
С древности и до XIX века понятие "документ" употреблялось в значении "письменное свидетельство" и в основном использовалось в юриспруденции и дипломатики.
Однако это понятие более широкое. И с начала XX века бельгийский ученый Поль Отле в Международном институте документации уже использовал понятие "документ" как термин, объединяющий всю зафиксированную на различных носителях информацию.
Он относил сюда рукописи, печатные издания, гравюры, схемы, кино- и фотодокументы, диски, карты, записи голоса, ноты, медали, открытки и т.д., и даже скульптуру, живопись и архитектуру. То есть любой источник информации, воплощенный в материальной форме [10].
Позже, в 1950 - 1990-е гг. слово "документ" трактуется в нескольких смыслах, как в узком, так и в широком. Таким образом, при употреблении термина "документ" необходимо уточнять, какое именно значение вкладывается в него в данном конкретном случае.
Развитие документов. Появление первых документов, т.е. зафиксированной на различных носителях информации, относят примерно к 30 веку до н. э. [16].
Началом передачи данных было предметное документирование. Предметы, окружавшие первобытного человека, наделялись особым значением, символизировали понятия и явления. Например, стрела - символ войны.
Разновидностью предметного является галечное и ракушечное письмо, узелковое письмо. Индейцы использовали шнуры разной толщины и цвета, а также узелки и бусинки. Древние инки использовали "кипу" - к основной толстой веревке прикреплялись более тонкие шнуры, нити и лоскуты различного цвета, каждый элемент имел свое значение [4].
Технология управления документооборотом предполагает ведение регистрационно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом регламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов документов, а также различные формы отчетности.
Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реальном масштабе времени.
Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации.
Отсутствие действенной технологии управления документооборотом приводит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает учреждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
В современном учреждении основными технологическими инструментами работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть.
Если компьютерная сеть охватывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопроизводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах.
Однако, сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные персональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоративную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку "электронного документооборота", но дальше использования техники для подготовки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.
Цель работы - изучить организацию документооборота и систему организационно-распорядительных документов.
Задачи работы:
1. Рассмотреть организацию документооборота на предприятии.
2. Рассмотреть систему ОРД, составление и оформление распорядительных документов.
|
На уровень вверх
Купить