Содержание

Задание 1. Системы электронного документооборота в экономике 3

1.1. Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности 3

1.2. Методы автоматизации учреждений 3

1.3. Средства автоматизации документооборота 9

Задание 2. Табличный процессор MS Excel 10

2.1. Условие задания 10

2.2. Формирование исходной таблицы 11

2.3. Проведение вычислений в таблице 11

2.4. Расчет итоговых данных 11

2.5. Определение суммарной стоимости книг каждого типа 12

2.6. Определение количества книг каждого типа 12

2.7. Применение фильтрации 13

2.7.1. Названия справочников 13

2.7.2. Название книги, которая продавалась меньше других 14

2.7.3. Названия справочников, выручка от продажи которых составила от 4 000 до 6 000 рублей включительно 14

2.7.4. Сведения о справочниках и пособиях, которых осталось в конце месяца меньше 5 экземпляров 15

2.8. Создание сводной таблицы 15

Задание 3. СУБД MS Access 17

3.1. Текст задания 17

3.2. Создание таблиц и заполнение их данными 18

3.3. Создание запросов 19

3.3.1. Коды проектов, в которых требуется участие консультанта 19

3.3.2. Коды проектов, в которых сотрудник Северов Т.Г. принимает участие в качестве лектора 20

3.3.3. Коды проектов, в которых требуется участие консультанта или лектора, а время участия в них данного сотрудника превышает 10 часов 21

3.3.4. Суммарные затраты на каждый проект 21

3.3.5. ФИО сотрудников, затраты на участие которых в проектах типа «Консалтинг» превышают 500 рублей 22

3.4. Создание отчета 23

3.5. Создание пользовательской формы 24

Задание 4. Информационно-поисковые системы 25

4.1. Текст задания 25

4.2. Отчет о выполнении 25

Список литературы 28

Задание 1. Системы электронного документооборота в экономике

1.1. Методы и средства автоматизации учрежденческой деятельности

Долгое время автоматизация учреждений в России осуществлялась в виде различного рода подсистем АСУ, основанных на базах данных (кадры, канцелярия, бухгалтерия, зарплата, контроль исполнения и др.) Не умоляя значимости этих подсистем, заметим, что они охватывали лишь до 15-20% общего объема информации, циркулирующей в учреждении.

Нужды по электронной обработке документов удовлетворялись применением функциональных пакетов (редакторов текста и электронных таблиц) и интегрированных пакетов программ Microsoft Office, Perfect Office, Lotus Smart Suite. Эти средства оказались недостаточными для управления огромными потоками бумажных и электронных документов, циркулирующих как внутри одного предприятия, так и между ними. В целом такой подход грешил отсутствием комплексности в автоматизации делопроизводства и управления документооборотом.

В настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие автоматизировать ручные операции и поиск документов, автоматически передавать и отслеживать перемещение документов и контролировать выполнение поручений, связанных с документами .

1.2. Методы автоматизации учреждений

Рассмотрим основные методы автоматизации учрежденческой деятельности. Современные организации представляют собой совокупность подразделений, филиалов, отделов и офисов, обменивающихся между собой информацией и выполняющих отдельные части общей работы. Основными фазами жизни неструктурированной информации в офисе являются:

• ввод информации в систему,

• хранение, навигация, поиск и фильтрация документов,

• коллективного работа с документами,

• вывод информации из системы.

Существуют различные способы ввода информации в систему. Это прежде всего сканирование документов и сохранение их в виде графических образов. В системах первого поколения графические образы введенных документов идентифицируются с помощью ключевых слов для последующего поиска необходимой информации (например: система SoftSolutions). Позднее стала применяться технология оптического распознавания символов OCR (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в систему его графический образ “переводится” в текст, затем следует исправление ошибок распознавания.

При массовом ручном вводе однотипных документов используются электронные формы, которые обеспечивают структуризацию документа путем выделения частей текста и добавления полей (атрибутов), что позволяет упростить заполнение документов и выполнить необходимые вычисления. Информация в офис может поступать и путем импорта файлов с магнитных носителей или по телекоммуникациям (факсы, сообщения электронной почты и т.п.).

Ввод информации сопровождается классификацией документов путем задания атрибутов и ключевых слов, аннотированием их содержания. Для ускорения последующего контекстного поиска производится полнотекстовое индексирование документов.

Важное значение для организации эффективного управления неструктурированными документами имеют методы хранения информации, навигации, поиска и фильтрации документов.

Документы могут храниться просто в файловой системе, и при этом система каталогов служит средством группирования и навигации в хранилище документов. В современных ОС типа Windows 95 есть возможность задания

Список литературы

1. Автоматизированные информационные технологии в экономике/ Под ред. Теторенко. – М.: Компьютер, Юнити, 2003.

2. Додж М., Стинсон К. Эффективная работа с Microsoft Excel 2000. – СПб.: Питер, 2005

3. Курбатова Microsoft Excel 2003. Самоучитель. Диалектика, 2005.

4. Харитонова И., Михеева В. Microsoft Access 2000. : БХВ-Петербург, 2004.

5. Хелд Г. Технологии передачи данных. – СПб.: "Питер", 2003.

6. Храмцов П.Б., Брик С.А., Русак А.М., Сурин А.И. Основы web-технологий. Курс лекций Издано: 2003, Интернет-Университет Информационных Технологий

7. Хэлворсон М., Янг М. Эффективная работа: Office XP. Издательский дом «Питер», 2004.

Примечаний нет.