|
Сегодня применение системы автоматизации документооборота - важный фактор, способствующий повышению эффективности труда лиц, которые принимают решения и контролируют их исполнение, т.е. руководителей организации. В документах сосредоточено более 80% информационных ресурсов предприятий, а документооборот является ключевой технологией управления: управленческие решения оформляются, доводятся до исполнителей, а затем контролируются в форме документов.
До недавнего времени автоматизация работы с документами рассматривалась, в первую очередь, как инструмент повышения эффективности делопроизводственных служб, занятых составлением, перемещением, учетом и хранением бумажных документов. Однако в последнее десятилетие заметный прогресс в области офисной автоматизации привел к тому, что авторы могут сами с помощью персональных компьютеров составлять документы, а нажатия нескольких клавиш достаточно для отправки любого числа копий документа адресатам, независимо от их местонахождения.
Управление банком осуществляется посредством перемещения документов и связанных с ними поручений и отчетов, поэтому следствием неэффективной организации работы с документами является фактическая неуправляемость. Она выражается в том, что руководители не располагают своевременной и полной информацией о документах, их состоянии и истории работы с ними, а сам процесс прохождения документов является плохо контролируемым, в частности:
невозможно найти нужные документы или даже получить сведения об их существовании;
документы движутся медленно, их текущее состояние неизвестно, иногда они просто теряются;
появляются дублирующие или противоречивые документы;
решения не выполняются в срок или вообще не выполняются;
невозможно узнать, почему и кем было принято конкретное решение.
В эпоху исключительно бумажного документооборота нетехнологичность и трудоемкость операций с бумажными документами привели к отделению технологических функций по обработке и перемещению бумажных документов от содержательной работы с ними. Изготовлением, размножением, учетом, хранением, перемещением бумажных документов занимались специальные делопроизводственные службы. Следовательно, системы автоматизации работы с документами справедливо рассматривались как системы автоматизации деятельности технологического персонала канцелярий и секретариатов. При этом важным критерием их эффективности являлось снижение трудоемкости обработки бумажных документов и численности делопроизводственного персонала, что, естественно, имело ограниченное влияние на эффективность работы организации в целом.
Однако с появлением электронных документов и увеличением их доли в документообороте ситуация кардинально изменилась. Технологические операции с электронными документами осуществляются несоизмеримо быстрее, они легче поддаются автоматизации, и большинство операций с электронными документами могут выполнять сами участники управленческого процесса, что приводит к повышению эффективности управления предприятием. Именно поэтому во многих странах важнейшим показателем повышения эффективности работы управленческого аппарата считается увеличение доли электронных документов в общем документообороте.
Рассмотрим процесс перехода от бумажного делопроизводства к электронному документообороту.
Сложившаяся в нашей стране делопроизводственная практика определяет и регламентирует основные процедуры бумажного документооборота: картотечно-журнальный учет готовых документов в делопроизводственных службах подразделений предприятия; размножение и перемещение бумажных документов и связанных с ними поручений и отчетов по подразделениям; контроль за прохождением и исполнением документов путем отслеживания сведений в совокупности журналов и картотек в подразделениях.
Причиной большинства проблем бумажного делопроизводства является изначальное противоречие между требованиями централизованного управления документооборота и децентрализованной технологией их учета. Картотеки и журналы ведутся непосредственно в каждом подразделении, поэтому процедура выяснения состояния конкретного документа состоит в сборе данных в соответствующих подразделениях. Для этого требуются большие накладные расходы: нужны строго регламентированные и трудоемкие процедуры сбора и фиксации распределенной информации, детально проработанные нормативно-методические документы и подготовленный персонал. Сегодня практически ни одно предприятие или банк не может позволить себе в полном объеме поддерживать такие технологии.
Альтернативный путь состоит в упрощении регламентированных процедур документооборота путем делегирования всех прав работы с документами непосредственным исполнителям. На предприятиях промышленно развитых стран в эпоху бумажного документооборота за работу с конкретным документом отвечал соответствующий менеджер, при этом отпадала необходимость в е
|
На уровень вверх
Купить