ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. ЗАКОНОДАТЕЛЬНОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ СОВРЕМЕННОГО ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 6

1.1. Законы, регулирующие делопроизводство 6

1.2. Нормативно-методическое регулирование делопроизводства 9

1.3. Документооборот в организации, его нормативно-методическое обеспечение 15

ГЛАВА 2. АНАЛИЗ СИСТЕМЫ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА ООО «СЕРВИСНАЯ ТРАНСПОРТНАЯ КОМПАНИЯ» 25

2.1. Характеристика предприятия 25

2.2. Сущность делопроизводства в ООО «СТК» 30

2.3. Обоснование использования вычислительной техники для решения данного комплекса задач 37

2.4. Характеристика организации обработки информации 40

ГЛАВА 3. ВНЕДРЕНИЕ СИСТЕМ АВТОМАТИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА 52

3.1. Информационное обеспечение комплекса задач. 52

3.2. Программная реализация комплекса задач 65

3.3. Выбор и обоснование методики расчета экономической эффективности проекта 73

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 80

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 82

ВВЕДЕНИЕ

Цель работы – исследовать процесс автоматизации системы делопроизводства на примере общества с ограниченной ответственностью «Сервисная транспортная компания».

Традиционно организация документооборота является одной из основных функций офиса, связанной с движением и обработкой документов, в том числе и бумажных. Но перемещение бумажек определяет потоки информации, зафиксированной на бумажных носителях и необходимой при подготовке информации для принятия управленческих решений, а также для регламентации воздействия этих решений на производственные процессы. В результате перемещение бумажек задает маршрут и операции всех технологических операций, т.е. организует производственные процессы и определяет выполнение предыдущих решений. При этом как бы «за кадром» раньше оставались сами решения и технология их порождения: основная творческая переработка небольших потоков информации проводилась человеком и «проявлялась» в виде бумажек. До некоторой поры компьютеры в большинстве организаций применялись неэффективно. Им чаще всего отводится роль печатных машинок, а сетевая инфраструктура служила лишь для тривиального обмена файлами.

В то же время быстро подготовить документ - не значит просто занести его текст в компьютер со скоростью 200 знаков в минуту. Подавляющая часть времени уходит на поиск необходимой для подготовки документа информации, многократные и многосторонние обмены ею между исполнителями, контрольные операции, компоновку, согласование и утверждение результирующих документов. Проблема компьютеризированного беспорядка всюду осознана, но мало где решена по-настоящему. Постоянное увеличение количества информации, необходимой для принятия правильного управленческого решения, приводит к тому, что традиционные методы работы с документами становятся неэффективными. А при переходе к электронным документам и автоматизации документооборота рост производительности сотрудников увеличивается. Следовательно, внедряя информационные технологии, любая организация не просто отдает дань моде, а стремится к повышению эффективности труда своих сотрудников и компании в целом, чем и определяется актуальность выбранного проекта.

Дипломная работа посвящена проектированию и методике разработки систем электронного документооборота на базе Access.

Теоретическую и методологическую основу составили научные труды и публикации отечественных и зарубежных исследователей.

Объект исследования – комплекс сбора, хранения, обработки, передачи и получения информации в сфере документооборота в ООО «СТК».

Предмет исследования – программные средства, позволяющие автоматизировать и усовершенствовать документооборот.

Использованы такие методы, как теоретический анализ публикаций и изданий; системно-структурный анализ понятий, используемых в исследовании; систематизация полученных результатов.

Структура дипломной работы. Работа состоит из введения, трех частей, заключения и списка литературы.

В первой главе рассматривается законодательное регулирование современного делопроизводства, анализируются законы и процесс нормативно-методического регулирования делопроизводство, а также изучается сущность документооборота в организации.

Вторая глава дипломной работы посвящена анализу состояния исследуемого вопроса: даются общие понятия, раскрываются теоретические термины, приводятся правовые основы документооборота в организации, формулируются цель и задачи разрабатываемого проекта, приводится обоснование разработок и проектных решений.

В третьей главе описывается входная оперативная информация как в виде документов и их реквизитов, так и в виде файлов и записей; постоянная информация во внешней памяти ПЭВМ, дана характеристика результатной информации, как в виде макетов, так и в виде файлов, описание классификаторов и структур кодов. В данную главу также входит машинная реализация комплекса задач: схемы диалога, схема взаимосвязи программных модулей и информационных массивов, детальная блок-схема основных расчетных модулей, схема технологического процесса сбора, передачи, обработки и выдачи информации и описание всех схем; руководство пользователя. Также здесь представлен расчет эффективности разработки по результатам работы. В основе описания экономической эффективности лежит сопоставление существующего и внедряемого технологических процессов (базового и проектного вариантов), анализ затрат, необходимых для выполнения всех операций технологического процесса. Рассчитываются и затраты на разработку проекта. Выводы об экономической эффективности делаются на основе вычисленных экономических показателей.

1. Постановление правительства Москвы от 27.12.94 N 1184 « О создании акционерного общества « Производственно-коммерческая дирекция»

2. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99. Информационные технологии. Процессы жизненного цикла программных средств.

3. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно - распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

4. ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

5. ГОСТ 7.1-2003. Библиографическая запись. Библиографическое описание. Общие требования и правила составления. 2004-07-01. М.: Изд-во стандартов, 2004

6. ГОСТ Р ИСО 9001-2001. Система менеджмента качества. Требования: Государственный стандарт Российской Федерации. – М.: Издательство стандартов, 2001.

7. ГОСТ Р ИСО/МЭК 12207-99 Информационная технология. Процессы жизненного цикла программных средств, Издание официальное - М.: Госстандарт России, 1999.

8. ГОСТ Р 50.1.028-2001. Методология функционального моделирования. - М.: Госстандарт России, 2000

9. Астапович А. Информационно-документационные процессы в управлении (Аннотированный список нормативных документов)// Служба кадров. 2007. № 6.

10. Архипов В.А., Марков И.П., Сокова А.Н. Организационно-распорядительная документация. Вопросы применения. - М., 2003

11. Афанасьева Л.П. Электронные документы в документообороте и архиве организации // Секретарское дело. 2009. № 1.

12. Бобылева М.П. Корпоративное регулирование документационного обеспечения управления - особенности нового этапа // Делопроизводство. 2008. № 4.

13. Бойко В.В., Савинков В.М. Проектирование баз данных информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 2008

14. Вендров А.М. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем. - М.: Финансы и статистика, 2006

15. Гайдамакин Н.А. Автоматизированные информационные системы, базы и банки данных. - М.: Гелиос АРВ, 2007

16. Глинских А. Современные системы электронного документооборота. Компьютер-информ. 2008. №9

17. Горев А., Макашарипов С., Ахаян Р. Эффективная работа с СУБД. - СПб.: Питер, 2007

18. Григорьев Ю.А., Ревунков Г.И. Банки данных: Учеб. для вузов. -М: Изд-во МГТУ им. Н.Э. Баумана, 2006

19. Давыдова Э.Н., Рыбаков А.Е. Делопроизводство. Учебно-практическое руководство. - Минск, 2007

20. Делопроизводство в Российской Федерации: сб. норматив, док - М.: Гросс-Медиа, 2008

21. Диго С.М. Проектирование и использование баз данных. - М.: Финансы и статистика, 2007

22. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. – Новосибирск, 2007

23. Клименко стр. В., Крохин И.В., Кущ В.М., Лагутин Ю.Л. Электронные документы в корпоративных сетях: второе пришествие Гуттенберга. – М.: Эко-Трендз, 2007

24. Корпоративный документооборот. Принципы, технологии, методология внедрения. Майкл Дж. Д. Саттон. – М.: Бизнес-Микро, 2007

25. Крутицкий Б. Организация делопроизводства и управления в офисе.- BHV –Санкт-Петербург, 2007

26. Кузнецов С. Д. SQL: Язык реляционных баз данных. – М.: Майор, 2007

27. Кузнецов И. Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и Ко», 2006

28. Кукарина Ю.М. Формирование понятий «электронный документ» и «электронная цифровая подпись» в законодательных и нормативно-методических актах Российской Федерации // Делопроизводство. 2008. № 4

29. Лопатникова Е.А. Делопроизводство: образцы документов с комментариями. — М.: Омега-Л, 2005

30. Нормы времени на работы по ДОУ управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. - М.: Минтруд России, 2007

31. Обзор систем электронного документооборота // Статья электронного журнала «Директор ИС», № 02, 2009

32. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК011-93 (ОКУД).

33. Овчинников В.Г. Методология проектирования автоматизированных информационных систем: основы системного подхода. - М.: Спутник+, 2007. – 284 с.

34. Орлов С.А. Технологии разработки программного обеспечения: Учебник для вузов. 3-е издание. – СПб.: Питер, 2007

35. Пашков Д.В. Обзор современных систем автоматизации делопроизводства и документооборота. // Журнал «Документооборот и Делопроизводство» № 5, 2008

36. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/ Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; под ред. Ю.Ф. Тельнов. – М.: Финансы и статистика, 2007

37. Проектирование экономических информационных систем: Учебник/ Г.Н. Смирнова, А.А. Сорокин, Ю.Ф. Тельнов; под ред. Ю.Ф. Тельнов. – М.: Финансы и статистика, 2006

38. Рогожин М.Ю. Деловые документы в примерах и образцах. — М.: МЦФЭР, 2007

39. Смирнова Г.Н. Учебное пособие по курсу «Электронные системы управления документооборотом». - М.: МЭСИ, 2007

40. Титоренко Г.А. Информационные системы в экономике: учебник. — 2-е изд., перераб. и доп. — М.: ЮНИТИДАНА, 2008

41. Хомоненко А.Д., Цыганков В.М., Мальцев М.Г. Базы данных: Учебник для высших учебных заведений. - 4-е изд., доп. и перераб. - СПб.: КОРОНА принт, 2007

Примечаний нет.