ВВЕДЕНИЕ 3

ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ АСПЕКТЫ РАЗРАБОТКИ ОРГАНИЗАЦИОННОГО ПРОЕКТА 9

1.1 Организационное проектирование: значение и задачи, основные методологические принципы 9

1.2 Организационное проектирование (стадии и методы оргпроектирования) 19

1.3 Исследование и проектирование системы управления документацией в организации 31

ГЛАВА 2. ПРЕДПРОЕКТНОЕ ОБСЛЕДОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ В ОТКРЫТОМ АКЦИОНЕРНОМ ОБЩЕСТВЕ «ЧЕЛЯБИНСКИЙ ТРУБОПРОКАТНЫЙ ЗАВОД» 50

2.1. История и современное состояние ОАО «ЧТПЗ» 50

2.2. Анализ документационной деятельности ОАО «ЧТПЗ» 58

2.3. Анализ и рекомендации по совершенствованию системы автоматизации в ОАО «ЧТПЗ» 72

ГЛАВА 3. СОВЕРШЕНСТВОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОАО «ЧТПЗ» 78

3.1. Мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ОАО «ЧТПЗ» 78

3.2. Оценка эффективности предлагаемых мероприятий 84

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 87

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ 90

ПРИЛОЖЕНИЯ 96

В условиях стремительного прогресса рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляет основу управления, его эффективность в значительной степени базируется на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения качества управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как управленческое решение всегда базируется на информации, носителем которой является документ на различных основах.

Выбранная нами тема актуальна, поскольку известно, что организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Как показывают современные исследования, 85% рабочего времени сотрудников организаций тратится на подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу документов. По данным ISO (International Standards Organization), управление и работа с документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую работу с документами и данными: координацию процессов создания, изменения, распространения.

Правильно организованное управление делами снижает время, необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность. Рост объемов информации и, соответственно, документов, потребовал внедрения техники для своевременной обработки документов, а с появлением компьютеров – и самой информации.

В последней четверти ХХ века огромное увеличение объемов информации и внедрение компьютерных технологий стали предъявлять повышенные требования к организации информационно-документационного обслуживания. Соответственно, стали меняться и требования к службам, занимающимся информационно-документационным обеспечением. От качества работы такой службы существенно зависят уровень и качество самого управления. Вследствие вышеизложенного, возникает необходимость рационализации отработанных методов поиска, обработки и хранения информации (документов) с разработкой совершенно новых приемов, режимов и методик оценки, анализа и оптимизации как внутренних, так и внешних документационных потоков предприятия, используя современные компьютерные технологии.

Объектом выпускной квалификационной работы является система документационного обеспечения управления предприятия.

Предметом выпускной квалификационной работы является функционирование системы документационного обеспечения управления предприятия на примере ОАО «Челябинский Трубопрокатный завод».

Цель данной работы - выпускной квалификационной работы является анализ и разработка организационного проекта по совершенствованию документационного обеспечения управления на примере ОАО «Челябинский Трубопрокатный завод».

Цель работы определила следующие задачи:

? Рассмотреть теоретические аспекты разработки организационного проекта;

? Проанализировать существующею систему электронного документооборота ОАО «ЧТПЗ».

? Составить задание на оргпроектирование и дать рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления в ОАО «ЧТПЗ».

? Раскрыть физическую реализацию системы электронного документооборота ОАО «ЧТПЗ».

Для написания выпускной квалификационной работы был использован широкий круг источников

Так, были изучены и проанализированы Государственные стандарты (ГОСТ), устанавливающие требования к документационному обеспечению деятельности предприятий, а также извлечения из Федерального закона «О техническом регулировании» и Постановления Госстандарта России «О национальных стандартах Российской Федерации», которые рассматриваются в работе Н.Н. Ильяшевой. В частности, ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов» направлен на более эффективную работу с документами в сфере управленческой деятельности, и принципиально отличается от всех своих предшественников. Он впервые за всю историю отечественной стандартизации провозглашает рекомендательный принцип в применении стандартов.

Вопросы управления документацией и документирования деятельности различных подразделений и служб предприятия рассматриваются в работах М.Ю. Рогожина (53), М.В. Стенюкова (59), Т.В. Кузнецовой (36), Л.С. Коробейниковой (30), Л.М. Вяловой (13), А.С. Красавина (33) и др.

Изучению и обобщению существующей практики работы с документами в соответствии с действующими в Российской Федерации законодательными актами и нормативно-методическими документами по вопросам документирования и документационного обеспечения управленческой деятельности организаций посвящены работы В.С. Соколова (57), О.Н. Соколовой (58), М.В. Кирсановой (27), И.Н. Кузнецова (34), М.И. Басакова (7) и др.

Основные термины и определения, применяемые в процессе документационного обеспечения управления рассматриваются в работе В.В. Кардашевского «Документационное обеспечение управления. Словарь-справочник» (26), М.Ю. Рогожина «Справочник кадровика» (52), Д.Л. Щур «Справочник по делопроизводству» (67).

В отдельных работах предлагается система образцов и шаблонов документов в области делопроизводства: М.В. Стенюков «Образцы, шаблоны документов по делопроизводству» (60).

Современные принципы и правила организации делопроизводства с учетом использования современных компьютеризированных технологий рассматриваются в работе С.Л. Кузнецова «Современные технологии документационного обеспечения управления» (35), В.В. Паневчика «Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления» (48).

Основными методами исследования в данной работе являются анализ и обобщение литературных источников, наблюдение, изучение документов, опрос.

Теоретическая и практическая значимость данной работы состоит в том, что предложенная модель электронного документооборота отражает принципиальную схему движения электронных документов, что может иметь значение для развития теории документационного обеспечения управления в условиях новых технологий. Результаты исследования могут быть также использованы при разработке аналогичных моделей применительно к предприятиям со сложным территориально-структурным распределением, для оптимизации работы с электронными документами на предприятиях подобного типа или в качестве наглядного пособия для перехода на электронный документооборот.

Таким образом, вопросы, связанные с организацией и функционирование системы документационного обеспечения на предприятии и в организации, достаточно разработаны. Однако мало изучены и представлены результаты исследований в области направлений совершенствования документационного обеспечения управления в практике российских предприятий.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения списка использованных источников и литературы, а также приложений.

Во введении сформулирована актуальность и практическая значимость выбранной темы, дана общая характеристика исследуемой темы, т.е. определены объект и предмет исследования, сформулирована цель исследования и задачи, которые помогут достичь поставленной цели. Также дана характеристика степени разработанности исследуемой проблемы в профессиональной литературе. Обоснована логика раскрытия темы выпускной квалификационной работы, дана характеристика структурных разделов.

В первой главе рассматриваются теоретические основы документационного обеспечения деятельности предприятия. Раскрываются основные понятия документационного обеспечения деятельности предприятия. Раскрывается сущность работы служб документационного обеспечения деятельности предприятия. Приводится технология обработки документов.

Во второй главе проводится анализ документационного обеспечения деятельности предприятия на примере ОАО «ЧТПЗ». Дается общая характеристика предприятию, проводится оценка документационного обеспечения деятельности предприятия.

В третьей главе предлагаются мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения деятельности ОАО «ЧТПЗ», и проводится оценка их эффективности.

В заключении приведены результаты и сделаны основные выводы по результатам исследования.

Список использованных источников и литературы включает 73 наименования. Приложения дополняют текст выпускной квалификационной работы рисунками, схемами.

1. Федеральный закон от 27 декабря 2002 № 184-ФЗ (ред. от 28.09.2010) «О техническом регулировании»

2. Постановление Госстандарта РФ от 30.01.2004 № 4 «О национальных стандартах Российской Федерации»

3. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов

4. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Управление документами. Общие требования.

Литература

5. Алексенцев, А. И. Конфиденциальное делопроизводство / А. И. Алексенцев. – М.: Высшая школа, 2007. – 363с.

6. Андреева, В.И. Делопроизводство: практическое пособие / В.И. Андреева. – М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2007. – 184 с.

7. Байкова, И.Ю. Настольная книга делопроизводителя / И.Ю. Байкова. – М.: Эксмо, 2008. – 352с.

8. Балибардина, Г.И. Документоведение и документационное обеспечение управления / Г.И. Балибардина. – Волгоград: ВолГУ, 2007. – 177с.

9. Басаков, М.И. Документационное обеспечение управления (Делопроизводство)/ М.И. Басаков. – М.: Феникс, 2009. – 416с.

10. Бобылева, М.П. Служба документационного обеспечения управления: критерии оценки деятельности // www.fingazeta.ru

11. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному / М.П. Бобылева. – М.: ТЕРМИКА, 2004. – 172 с.

12. Варламова, Л.Н. Новый стандарт в области делопроизводства / Л.Н. Варламова // Секретарь-референт. – 2007. – №6. – С. 10-15.

13. Ватолина, М.В. Делопроизводство в вопросах и ответах / М.В. Ватолина. – М.: Феникс, 2010. – 320с.

14. Внутренние документы - регуляторы документационного обеспечения управления // http://www.intertrust.ru

15. Вялова, Л.М. Документационное обеспечение деятельности кадровой службы / Л.М. Вялова. – М.: Академия, 2005. – 176с.

16. Галахов В. Делопроизводство / В. Галахов . – М.: Проспект, 2009. – 480с.

17. Гринберг, А.С. Документационное обеспечение управления / А.С. Гринберг. – М.: Юнити-Дана, 2010. – 392с.

18. График документооборота отдела ОАО "ЧТПЗ"

19. Документооборот ОАО «ЧТПЗ»

20. Делопроизводство в службе персонала / Е.А. Новиков. – Москва: Омега-Л, 2006. – 352 с.

21. Демин, Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю. Демин. – Спб.: Питер, 2009. – 256с.

22. Елизаветина, Т. Делопроизводство на компьютере / Т. Елизаветина. – СПб.: Питер, 2005. – 300с.

23. Иванова, А.А. Основы делопроизводства и язык служебного документа / А.А. Иванова. – М.: Феникс, 2007. – 396с.

24. Ильяшева, Н.Н. ГОСТы по документационному обеспечению / Н.Н. Ильяшева. – М.: Бюро печати, 2008. – 188с.

25. Кавторева, Я. Документооборот: организация и ведение / Я. Кавторева. – М.: Фактор, 2008. –240с.

26. Байкова, И.Ю. Настольная книга секретаря-референта / И.Ю. Байкова. – М.: Эксмо, 2010. – 304с.

27. Кардашевский, В.В. Документационное обеспечение управления. Словарь / В.В. Кардашевский. – М.: Щит-М, 2008. – 68с.

28. Кирсанова, М.В. Курс делопроизводства. Документационное обеспечение управления / М.В. Кирсанова. – М.: Инфра-М, 2010. – 368с.

29. Комышев, А.П. Основы документационное обеспечение управления / А.П. Комышев. – М.: Дело и сервис, 2007. – 224с.

30. Корнеев, И.К. Делопроизводство / И.К. Корнеев. – М.: Проспект, 2010. – 480с.

31. Коробейникова, Л.С. Документационное обеспечение делового общения / Л.С. Коробейникова. – М.: Магистр, 2007. – 304с.

32. Корпоративный документооборот: опыт профессионалов, перспективные тенденции // http://www.gdm.ru

33. Кошелев, Е.А. Формирование дел и подготовка их к архивному хранению / Е.А. Кошелев // Секретарь-референт. – 2008. – №2. – С.27-32.

34. Красавин А.С. Документационное обеспечение управления кадрами. – М.: Инфра-М, 2005. – 192с.

35. Кузнецов, И.Н. Документационное обеспечение управления и делопроизводство / И.Н. Кузнецов. – М.: Юрайт, 2010. – 576с.

36. Кузнецов, С.Л. Современные технологии документационного обеспечения управления / С.Л. Кузнецов. – М.: МЭИ, 2010. – 232с.

37. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство (документационное обеспечение управления) / Т.В. Кузнецова. – М.: Интел-Синтез, 2005. – 384с.

38. Кузнецова, Т.В. Секретарское дело / Т.В. Кузнецова.– М.: Интел-Синтез, 2009. – 288 с.

39. Лопатникова, Е.А. Делопроизводство / Е.А. Лопатникова. – М.: Омега-Л, 2005. – 288с.

40. Лукина, Л. Организация делопроизводства и документооборота / Л. Лукина. – М.: Сфера, 2009. – 128с.

41. Медведева, Т.А. Основы документационного обеспечения управления / Т.А. Медведева. – М.: Политехника, 2007. – 96с.

42. Мячина, И.В. Документационное обеспечение управления / И.В. Мячина . – М.: Феникс, 2007. – 141с.

43. Непогода, А. Делопроизводство организации / А. Непогода. – М.: Омега-Л, 2008. – 480с.

44. Новикова, М.М. Документационное обеспечение управления / М.М. Новикова. – М.: Ось-89, 2009. – 144с.

45. Орловский, Ю. Кадровое делопроизводство / Ю. Орловский. – М.: Инфра-М, 2008. 144с.

46. Официальный сайт HR-Portal // http://www.hr-portal.ru

47. Панасенко, Ю.А. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления / Ю.А. Панасенко. – М.: РИОР, 2007. – 112с.

48. Паневчик, В.В. Делопроизводство. Документационное обеспечение управления / В.В. Паневчик. – М.: Высшая школа, 2005. – 352с.

49. Паневчик В.В. Делопроизводство. Документационное и оргтехническое обеспечение управления / В.В. Паневчик. – М.: Высшая школа, 2005. – 348с.

50. Поздняков, В.Я. Документационное обеспечение системы управления / В.Я. Поздняков. – М.: МПСИ, 2006. – 48с.

51. Попова, Н.Ф. Документационное обеспечение управления. Практикум для экономистов / Н.Ф. Попова. – М.: Феникс, 2007. – 160с.

52. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления / А. В. Пшенко. – М. : Академия, 2009. – 176с.

53. Рогожин, М.Ю. Документационное обеспечение управления: учебно-практическое пособие / М.Ю. Рогожин. – М.: Проспект, 2010. – 383с.

54. Рогожин, М.Ю. Справочник кадровика / М.Ю. Рогожин. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2006. – 400 с.

55. Румынина, Л.А. Документационное обеспечение управления / Л.А. Румынина. – М.: Академия, 2009. – 224с.

56. Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы) / Под ред. И.К. Корнеева. – М.: ТК Велбы, Проспект, 2007. – 608 с.

57. Сокова, А.Н. Идеальное делопроизводство / А.Н. Сокова // Секретарь-референт. – 2007. –№11. – С. 27-32.

58. Соколов, В.С. Документационное обеспечение управления / В.С. Соколов. – М.: Форум, 2010. – 176с.

59. Соколова, О. Н. Документационное обеспечение управления в организации / О.Н. Соколова. – М.: КноРус, 2010. – 160с.

60. Стенюков, М.В. Делопроизводство. Организация документационного обеспечения предприятия / М.В. Стенюков. – М.: А-Приор, 2009. – 176с.

61. Стенюков М.В. Образцы, шаблоны документов по делопроизводству / М.В. Стенюков. – М.: А-Приор, 2009. – 224с.

62. Стрельцова, Л.А. Методы совершенствования ДОУ: создание корпоративной нормативно-методической базы ДОУ / Л.А. Стрельцова // Секретарь-референт. – 2008. – №6. – С. 23-29.

63. Тихомирова, Л.В. Документы в кадровом делопроизводстве / Л.В. Тихомирова. – М.: Тихомиров М.Ю., 2009. – 188с.

64. Устав ОАО "ЧТПЗ"

65. Форма журнальной регистрации исходящих документов ОАО "ЧТПЗ"

66. Филинова, И.М. Документирование управленческой деятельности / И.М. Филинова. – М.: Аспект Пресс, 2009. – 127с.

67. Храмцовская, Н.А. Актуальные проблемы современного делопроизводства / Н.А. Храмцовская // Секретарь-референт. – 2008. – №5. – С. 18-25.

68. Храмцовская, Н.А. Новые международные и национальные стандарты в области управления документацией / Н.А. Храмцовская // Секретарь-референт. – 2009. – №6. – С. 10-15.

69. Челябинский электровозоремонтный завод. – Челябинск: Деловая элита, 2000.

70. Щур, Д.Л. Справочник по делопроизводству / Д.Л. Щур. – М.: Дело и сервис, 2008. – 400с.

71. Янковая, В.Ф. Азбука делопроизводства / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2006. – №10. – С. 20-25.

72. Янковая, В.Ф. Документы и системы документации / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2006. – №1. – С. 10-19.

73. Янковая, В.Ф. Документооборот организации / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2005. – №7. – С. 20-25.

74. Янковая, В.Ф. Как организовать делопроизводство / В.Ф. Янковая. – М.: МЦФЭР, 2005. – 416 с.

75. Янковая, В.Ф. Система делопроизводства в организации: важные вопросы / В.Ф. Янковая // Секретарь-референт. – 2010. – №10. – С. 15-23

Примечаний нет.