ГЛАВА 1. ТЕОРЕТИЧЕСКИЕ ОСНОВЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ 3

1.1. Понятие и сущность документооборота, виды документопотоков 3

1.2. Организация процесса документооборота в организации 14

1.3. Современные проблемы документооборота в организациях 24

ГЛАВА 2. ИССЛЕДОВАНИЕ ДОКУМЕНТООБОРОТА НА ОАО «РЖД» 30

2.1. Общая характеристика ОАО «РЖД» 30

2.2. Порядок обработки потоков документов в ОАО «РЖД» 34

2.3. Проблемы документооборота в ОАО «РЖД» 47

Актуальность темы исследования обусловлена необходимостью повышения эффективности деятельности предприятий, причем тема исследования представляет интерес как в практическом, так и теоретическом аспектах.

Каждый подобный проект важен не только как вклад в решение практических задач повышения эффективности предприятий, но и в методическом отношении - как новый пример творческого подхода к организационным и техническим проблемам рационализации управленческого труда в конкретных условиях.

Важнейшими условиями успешного функционирования и дальнейшего совершенствования системы управления предприятиями являются накопление, обработка, передача и хранение необходимой информации. Каждая управленческая функция сопровождается определенным комплексом документов, состав которых зависит от круга решаемых задач, объема и характера компетенции предприятия, порядка принятия решения, формами взаимосвязей с другими предприятиями и т.п. В качестве оправдавшего себя механизма повышения эффективности деятельности предприятий проявила себя оптимизация документооборота, осуществляемая с участием консультантов при активном использовании внутренних возможностей самих предприятий.

В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.

Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами. По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.

В новых условиях хозяйствования предприятий немаловажное значение придается механизации и автоматизации делопроизводственных процессов, которые увеличивают производительность труда работников занятых в управлении. Рационализации документационного обеспечения управления в предприятиях любой формы собственности необходимо уделить большое внимание, потому, что недостатки в постановке этой работы приводят к серьезным трудностям в работе руководителя и предприятия в целом. За счет более совершенной системы документационного обеспечения управления достигается более быстрое движение и исполнение служебных документов, их сохранение, средств механизации, в третьих – эти процессы полностью автоматизированы. Но все эти этапы делопроизводственного цикла работы с документами аналогичны. Поэтому грамотный работник управленческого аппарата должен уметь не только правильно составлять и оформлять сами документы, но и знать, какие виды работ выполняются с этими документами.

К сожалению, многие руководители предприятий, работники, отвечающие за документационное обеспечение управления, не знакомы с основами современного делопроизводства, а тем более – с тонкостями ведения документации.

Вместе с тем, правильное составление и оформление документов в соответствии с новыми нормативами – важнейшая обязанность работников делопроизводственных служб.

Информация фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений.

Комплекс обозначенных проблем ставит перед современными исследователями ряд вопросов, основной из которых следующий: «Как эффективнее осуществить совершенствование документооборота?». Ответ на этот вопрос автор видит в использовании новых информационных технологий в документационном обеспечении.

Можно утверждать, что повышение эффективности деятельности предприятий посредством совершенствования документооборота может привести к перелому негативных тенденций в российской экономике. К сожалению, этот опыт недостаточно обобщен и формализован, что препятствует его широкому распространению.

Целью исследования является обобщение и систематизация опыта совершенствования документооборота в организации и использование его в управлении. Декомпозиция указанной цели определяет основные задачи исследования:

-исследование организационных форм делопроизводства на предприятии, требований, предъявляемых к документообороту;

-анализ современного опыта совершенствования документооборота;

определение и систематизация направлений совершенствования документооборота в ОАО «РЖД».

В соответствии с целью и задачами логика настоящего исследования построена таким образом, чтобы обеспечить последовательное изучение комплекса проблем.

Теоретически и методически исследование опирается на положения как зарубежных ученых в области проектного управления (Р.В. Гутч, С. Дворачек, А. Хайек, X. Шелле), так и отечественных (Бурков В.Н., Воропаев В.И., Гальперина З.М., Мазур И.И., Разу М.Л., Шапиро В.Д., Шейнберг М.В., Якутии Ю.В. и др.), современные теории менеджмента, законодательные и нормативные документы президента, правительства и различных министерств и комитетов РФ.

Методология исследования базируется на применении следующих методов научного познания: методы организационного моделирования, методы сравнительного и ситуационного анализа, методы системного анализа.

Объектом исследования является проект совершенствования документооборота.

Предметом исследования являются процессы управления, оказывающие влияние на совершенствования документооборота.

Во введении дается обоснование выбранной темы, ее актуальность. В первой главе рассматриваются характеристика документационного обеспечения управления, требования к делопроизводству в организации.

Во второй главе подробно дается анализ постановки делопроизводства в ОАО «РЖД» в настоящее время.

В третьей главе приводятся предложения по оптимизации управленческого документооборота в ОАО «РЖД», по рационализации и совершенствованию работы с документами, по составлению необходимых в службе делопроизводства организационных положений и инструкций.

В заключении подводятся итоги исследования, предлагаются некоторые мероприятия по совершенствованию документооборота.

1. Автоматизированные информационные технологии управления. /Под ред. Чл. корр. международной академии информатизации проф. Г.А.Титоренко. М.: ЮНИТИ, 2003.

2. Аглицкий И. Новое поколение российских систем автоматизации бухгалтерского учета. // Эксперт автоматизации.2005. 7 С. 25 33

3. Аляев Ю.А., Козлов О.А. "Алгоритмизация и языки программирования Pascal, C++, Visual Basic". Учебно-справочное пособие. - М.: Финансы и статистика, 2004

4. Аляев Ю.А.и др. "Практикум по алгоритмизации и программированию на языке Паскаль". Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2004

5. Андрейчиков А.В., Андрейчикова О.Н. "Интеллектуальные информационные системы". Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2004

6. Балдин К.В. Информационные системы в экономике. Учебник. М.: Дашков и К, 2007.

7. Барановская Т.П. и др. "Архитектура компьютерных систем и сетей". Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2003

8. Барнгольц С.Б. "Методология экономического анализа деятельности хозяйствующего субъекта" Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2003

9. Баронов В.В., Калянов Г.Н., Попов Ю.И., Титовский И.Н. Информационные технологии и управление предприятием.- М.: БизнесПРО, 2004.

10. Брага В.В. Компьютеризация бухгалтерского учета М :Финстатинформ, 2004. 360 с.

11. Брусакова И. А. Информационные системы и технологии в экономике. М.: Финансы и статистика, 2005.

12. Вендров А.М. "Практикум по проектированию программного обеспечения экономических информационных систем". Учеб. пособие. - М.: Финансы и статистика, 2004

13. Гасликова И.Р., Гохберг Л.М. Информационные технологии в России. М.: ЦИСН, 2002.

14. Грабауров В.А. Информационные технологии для менеджеров. М.: Финансы и статистика, 2002

15. Грабауров В.А. "Информационные технологии для менеджеров". 2-е изд., прераб. и доп. . - М.: Финансы и статистика, 2005

16. Дик В.В. "Методология формирования решений в экономических системах и инструментальные среды их поддержки".. - М.: Финансы и статистика, 2001

17. Емельянов А.А. и др. "Имитационное моделирование экономических процессов". Учеб. пособие. . - М.: Финансы и статистика, 2004

18. Иванов И.А.. Инновационный менеджмент. Изд-во Баро-Пресс, Р-н-Д, 2001.

19. Информационные технологии управления: Учебно-практическое пособие /Под ред.Ю.М.Черкасова.-М:ИНФРА-М,2001.

20. Исаев Г.Н. Информационные системы в экономике. М.: Омега-Л, 2006.

21. Калашян А.Н., Калянов Г.Н. "Структурные модели бизнеса: DFD-технологии". . - М.: Финансы и статистика, 2003

22. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2007.

23. Калянов Г.Н. Моделирование, анализ, реорганизация и автоматизация бизнес-процессов. М.: Финансы и статистика, 2007

24. Козырев А.А. Информационные технологии в экономике и управлении. СПб.: Изд-во Михайлова В.А., 2003

25. Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем. Практикум. М.:ЗАО Финстатинформ, 2007г. -220с.

26. Кротова Н.В., Клеппер Е.В. "Управление персоналом" Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2005

27. Ларин М.В. Проблемы совершенствования автоматизации управления в современных условиях // Экономика и жизнь 2004. 8. С. 18.

28. Левит Б.Ю. "Диаграммы Excel в экономических моделях". - М.: Финансы и статистика, 2004

29. Марков А.С., Лисовский К.Ю. "Базы данных. Введение в теорию и методологию". Учебник. . - М.: Финансы и статистика, 2004

30. Мельников В.В. "Безопасность информации в автоматизированных системах". . - М.: Финансы и статистика, 2003

31. Назаров С.В. "Администрирование локальных сетей Windows NT/2000/.NET" Учеб. пособие. 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2003

32. Одинцов Б.Е. "Обратные вычисления в формировании экономических решений". - М.: Финансы и статистика, 2004

33. Осовский С. "Нейронные сети для обработки информации" Пер. с польск. . - М.: Финансы и статистика, 2004

34. Плис А.И., Сливина Н.А "Mathcad: Математический практикум для инженеров и экономистов" Учеб. пособие. 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2003

35. Под ред. Н.Л. Прохорова "Управляющие вычислительные комплексы" Учеб. пособие. 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2003

36. Подольский В.В. Информационные системы бухгалтерского учета. М.: Юнити, 2005.

37. Пятибратов А.П. и др. "Вычислительные системы, сети и телекоммуникации" Учебник. 2-е изд., перераб. и доп. - М.: Финансы и статистика, 2004

38. Рынок стеновых ПВХ панелей в России // Химпром, 10.11.2007г.

39. Серова Г.А. "Компьютер - помощник в оформлении диссертации". - М.: Финансы и статистика, 2003

40. Серова Г.А. "Учимся работать с офисными программами". - М.: Финансы и статистика, 2003

41. Синявский Н.Г. "Оценка бизнеса: гипотезы, инструментарий, практические решения в различных областях деятельности". - М.: Финансы и статистика, 2004

42. Смирнова Г.Н. и др. "Проектирование экономических информационных систем" Учебник. - М.: Финансы и статистика, 2003

43. Соколов А.П. "Системы программирования: теория, методы, алгоритмы". - М.: Финансы и статистика, 2004

44. Тельнов Ю.Ф. "Реинжиниринг бизнес-процессов". - М.: Финансы и статистика, 2004

45. Трофимов В.В. Информационные системы и технологии в экономике и управлении. М.: Высшее образование, 2005

46. Уткин В.Б., Балдин К.В. Информационные системы и технологии в экономике. М.: ЮНИТИ, 2003

47. Федорова Г.В. Информационные технологии бухгалтерского учета, анализа и аудита. М.: Омега Л, 2004. 304с.

48. Хотинская Г.И. Информационные технологии управления. М.: Дело и Сервис (ДИС), 2003.

49. Черемных С.В. и др. "Моделирование и анализ систем. IDEF-технологии: практикум". - М.: Финансы и статистика, 2005

50. Черемных С.В. и др. "Структурный анализ систем: IDEF-технологии". - М.: Финансы и статистика, 2003

51. Каталог программ.//Бухгалтер и компьютер. 2005. 7. С. 59-62.

52. Рынок строительных материалов // БизнесЖурнал, Киров, 2007, 8

Примечаний нет.