ВВЕДЕНИЕ
В современной социально-экономической обстановке в условиях поиска оптимальных путей информатизации делопроизводства первостепенное значение приобретает решение многоаспектной проблемы документационного обеспечения кадровой службы, при помощи которого процессы документирования в кадровой службе на предприятии, организации документов и документооборота приобретают нормативный или упорядоченный характер. Приоритетными следует сегодня признать документоведческие, правовые, экономические, организационные, кадровые и другие аспекты. С уверенностью можно констатировать нахождение в рассматриваемой проблеме как исторически унаследованных характеристик, так и новых, связанных с коренными техническими и социально-экономическими преобразованиями в сфере кадровой документации.
Документирование представляет собой запись информации на различных носителях по установленным правилам.
Деятельность общества с ограниченной ответственностью "РУМЕЛКО" (ООО "РУМЕЛКО") обеспечивается системой взаимоувязанных документов, составляющих документационную базу.
Функция кадровой документации (по личному составу) - оформление и закрепление трудовых отношений.
Трудовые правоотношения организации с работником ООО "РУМЕЛКО" регулируются Трудовым кодексом Российской Федерации, инструкциями Министерства по труду и социальным вопросам и Федеральной архивной службы, пенсионным законодательством.
В организации установлен единый порядок оформления приема, увольнения и перевода сотрудников. Документы по личному составу являются социально значимыми документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, учете и хранении в течение длительного срока. Основная часть документов, оформляющих трудовые отношения, вошла в состав унифицированной системы первичной учетной документации в разделе учета труда и его оплаты.
Между разработчиками унифицированных систем состав курируемых комплексов разграничен, но иногда документы дублируются, например: приказы о приеме на работу, о переводе на другую работу, об увольнении представлены в системах организационно-распорядительной и отчетно-статистической документации.
Перечень унифицированных систем управленческой документации, обеспечивающих деятельность кадровой службы ООО "РУМЕЛКО", представлен в следующем виде:
1. Документация по приему на работу
" Заявление о приеме на работу
" Протокол общего собрания трудового коллектива о приеме па работу
2. Документация по переводу на другую работу
" Заявление о переводе на другую работу
" Представление о переводе на другую работу
3. Документация по увольнению с работы
" Заявление об увольнении
" Протокол общего собрания трудового коллектива об увольнении
" Документация об оформлении отпусков
" Заявление о предоставлении отпуска
4. Документация по оформлению поощрений
" Представление о поощрении
" Протокол общего собрания трудового коллектива о поощрении
5. Документация по оформлению дисциплинарных взысканий
" Докладная записка о нарушении трудовой дисциплины
" Объяснительная записка о нарушении трудовой дисциплины
" Приказ о наложении дисциплинарного взыскания
" Протокол общего собрания трудового коллектива о наложении дисциплинарного взыскания
Кроме того, к документам по личному составу относятся:
" документы по аттестации сотрудников;
" личные документы (трудовая книжка, дипломы, аттестаты и их копии);
" документы по социальному обеспечению, т.е. назначению пенсий.
Актуальность данной темы обусловлена недостаточной научно-теоретической разработанность и отсутствие должного государственного внимания к созданию концептуальной базы и выработке единых подходов к организации документационного обеспечения кадровой службы, которые влекут за собой различные отрицательные последствия, в частности, отрыв от международных правил и технологий, неэффективность и недостаточную ценность сохраняемых информационных ресурсов и т.д.
Кроме того, ТК РФ обязывает специалистов кадровых служб пересмотреть сложившуюся систему работы с кадровой документацией. Документирование процессов управления персоналом занимает важное место в трудовом законодательстве, которое во многом по-новому трактует порядок письменного оформления тех или иных процедур, выполняемых кадровой службой.
Целью данной работы является разработка мероприятий по совершенствованию документационного обеспечения кадровой службы предприятия ООО "РУМЕЛКО".
Для достижения указанной цели необходимо решить следующие задачи:
" раскрыть понятие и рассмотреть функции кадровой службы в организации;
" проанализировать нормативные основы документационного обеспечения кадровой службы;
" охарактеризовать состав документации и порядок документационного обеспечения кадровой службы;
" дать общую характеристику предприятия и проанализировать организацию работы кадровой службы;
" проанализировать документы, регламентирующие управление персоналом;
" рассмотреть порядок документирования движения кадров;
" рассмотреть порядок документирования оценки деятельности кадров;
" рассмотреть порядок формирования и хранения документов кадровой службы;
" разработать мероприятия по совершенствованию документационного обеспечения кадровой службы.
При написании данной дипломной работы были изучены и использованы опубликованные, неопубликованные источники и специальная литература, в которых регламентируются или обсуждаются вопросы, касающиеся документационного обеспечения кадровой службы.
Основным правовым актом, определяющим современную государственную политику и права граждан России в сфере информационно-документационного обмена, является Конституция Российской Федерации. В которой сказано: Каждый имеет право свободно искать, получать, передавать, производить и распространять информацию любым законным способом.
Весьма важным документом является Гражданский кодекс Российской Федерации, регулируя гражданские правоотношения, устанавливает виды и разновидности документов, оформляющих актов и действия юридических и физических лиц, их возникновение или прекращение, подтверждающих правоотношения. В нем устанавливаются виды документов, применяемых при создании, регистрации и ликвидации организации, письменные формы сделок и виды договоров, фиксирующих обязательства сторон, устанавливаются требования и правила заключения, изменения и расторжения договоров. В некоторых статьях ГК РФ установлены требования к составу информации (содержанию документов) и их оформлению. В частности, ст. 52 ГК РФ содержит требование к содержанию устава и учредительного договора, на основании которых действуют юридические лица; ст. 185 и 186 определяют реквизиты такого документа, как доверенность и т.д.
Отношения, возникающие при формировании и использовании информационных ресурсов на основе создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и предоставления регулируется Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.1995 24-ФЗ
Положения Закона закрепляют основы придания юридической силы документу, полученному из автоматизированной информационной системы и хранимому, перерабатываемому и передаваемому с помощью автоматизированных информационных и телекоммуникационных систем. В терминологическом разделе закона впервые зафиксированы дефиниции ряда терминов и определений, имеющих отношение к документированной информации.
Важным законом является также Федеральный Закон от 10.01.02 1-ФЗ "Об электронной цифровой подписи" определяет правовые условия использования электронной цифровой подписи (ЭЦП) в процессе обмена электронными документами, при соблюдении которых эта подпись признается юридически равнозначной собственноручной подписи человека. Законом урегулирована технология проставления ЭЦП.
Федеральный закон от 8 февраля 1998 г. № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" регулирует общие вопросы деятельности, в том числе документирование, в обществах с ограниченной ответственностью.
Важным источником исследования документационного обеспечения кадровых служб является нормативно-методическая база ДОУ - комплекс нормативных правовых актов организационного и инструктивного характера, а также методических документов, определяющих порядок создания документов и организацию работы с ними.
Наиболее важным и полным общегосударственным документом, регламентирующим работу с документами, остается принятая государственной архивной службой страны в 1991 году Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ).
ГСДОУ устанавливает единые принципы и правила документирования управленческой деятельности, а также организации работы с документами в учреждении. Положения ГСДОУ сохраняют силу в части, не противоречащей действующему законодательству.
ГОСТ 6.10.5-87 - Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.
Терминология делопроизводства и архивного дела закреплена в стандарте ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело".
Термины и определения, а требования к составлению и оформлению документов - в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации".
Требования к оформлению документов, утвержденным постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. № 65 и введенным в действие 1 июля 2003 г.
Государственный стандарт Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, относящуюся к Унифицированной системе организационно-распорядительной документации, вошедшей в состав Общероссийского классификатора управленческой документации (ОКУД) по классу 0200000. Ориентация на документы, включенные в ОКУД, свидетельствует о том, что правила оформления в равной мере относятся к документам, как государственных организаций, так и хозяйствующих субъектов негосударственных структур.
При написании дипломной работы был также использован неопубликованный источник: Устав Общества с ограниченной ответственностью "РУМЕЛКО".
Также при написании дипломной работы были использована специальная литература, в которой отражены вопросы современной регламентации делопроизводства в кадровой службе, правила и требования к документированию, организации работы с документами.
Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие. М.: ЗАО Бизнес-Школа Интел-Синтез , 2000:
В книге изложены организационные основы работы с документами, даны подробные пояснения и комментарии по всем приведенным типовым документам.
В книге Басакова М.И Делопроизводство: Документационное обеспечение управления персоналом рассмотрены современное законодательное и нормативно-методическое регулирование делопроизводства. Изложены в частности правила составления и оформления документов в кадровой службе, рассмотрено документирование должностного и численного состава, типовые задачи и функции, а также их регламентация локальными нормативными документами.
В работе были использованы следующие практические пособия:
В пособии Вяловой Л.М. Трудовая книжка нового образца: изменения в оформлении, правилах ведения и учета рассмотрены вопросы оформления трудовых книжек.
В пособии Галахова В.В., Корнеева И.К., Ксандопуло Г.Н. Кадровое делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. С учетом нового ГОСТ Р 6.30-2003 показано на практических примерах заполнение типичных документов, с которыми работает кадровая служба.
В качестве учебно-справочного использовано пособие Кузнецова И.Н. Кадровое делопроизводство в котором подробно рассматривает организация делопроизводства в кадровой службе.
В качестве справочного пособия были использованы:
" Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, содержащий регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий.
" Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР).
" Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД), содержащий перечень основных систем документации, применимых в организации.
В процессе написания дипломной работы по избранной теме использовались и публикации в журналах Делопроизводство, Секретарское дело и Справочник секретаря и офис-менеджера. Вопросам документирования и делопроизводства.
Для написания дипломной работы были изучены и проанализированы не только вышеперечисленные источники и литература, а также были использованы личные наблюдения и непосредственное изучение документов, на основе которых был проведен анализ и сделаны соответствующие выводы.
Работа построена по следующей схеме: введение; три главы; заключение; список использованных источников и литературы; приложения.
Во введении определены цели и задачи работы, актуальность выбранной темы, приведен краткий обзор использованных источников и литературы, дано краткое содержание глав.
В дипломной работе будут рассмотрены действующие в Компании "РУМЕЛКО" правила документирования в кадровой службе, проведен анализ оформления и состава документов Компании в области кадрового обеспечения. В качестве вариантов совершенствования системы документирования и общей организации делопроизводства в кадровой службе будут представлены проекты организационных документов.
В первой главе дипломной работы описывается история, структура и функции ООО "РУМЕЛКО", рассматривается законодательство РФ об обществах с ограниченной ответственностью. Также изложены функции и структура кадровой службы, дан анализ нормативно-методических документов, регламентирующих работу кадровой службы в области кадрового делопроизводства.
Вторая глава подробно рассматривает и анализирует порядок подготовки и оформления отдельных документов по кадрам, создаваемых в Компании.
В третьей главе приводятся предложения по совершенствованию документирования в кадровой службе ООО "РУМЕЛКО".
В заключении подводятся итоги дипломной работы с общими выводами по рассматриваемой теме.
В приложениях представлены проекты документов, разработанные с целью совершенствования кадрового делопроизводства в ООО "РУМЕЛКО".
Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Росархива от 27.11.00 № 68.
|