|
1. Бланки документов. Требования к оформлению реквизитов организационно-распорядительных документов
Бланк документа - стандартный лист бумаги с реквизитами, идентифицирующими автора официального документа. Применение бланков сокращает время на составление документов, повышает культуру документационного обеспечения управления.
Для изготовления бланков документов используются два основных формата бумаги: А4 и А5- допускается также использование бумаги форматов А3 и А6.
ГОСТ устанавливает минимальные размеры полей на документе, изготовленном как на бланке, так и на обычной бумаге (в мм): левое - не менее 20; правое - не менее 10; верхнее - не менее 15; нижнее - не менее 20.
Бланки документов могут быть изготовлены типографским способом, средствами оперативной полиграфии и с помощью компьютерной техники, за исключением бланков с изображением государственного герба, герба субъекта РФ или муниципального образования.
Гербовые бланки изготавливаются только типографским способом.
Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливаются следующие виды бланков:
- Общий бланк, который используется для составления всех видов организационно-распорядительных документов, кроме писем
- Бланк письма;
- Бланк конкретного вида документа.
Состав реквизитов организационно-распорядительной документации.
В состав реквизитов организационно-распорядительной документации согласно ГОСТ Р6.30-97 включены следующие.
01- государственный герб РФ;
02- герб субъекта РФ;
03- эмблема организации или товарный знак;
04- код организации;
05- код формы документа;
06- наименование организации;
07- справочные данные об организации;
08- наименование вида документа;
09- дата документа;
10- распространенный номер документа;
11- ссылка на регистрационный номер и дату документа;
12- место составления или издания документа;
13- гриф ограничения доступа к документу;
14- адресат;
15- гриф утверждения документа;
16- резолюция;
17- заголовок к тексту;
18- отметка о контроле;
19- текст документа;
20- отметка о наличии приложения;
21- подпись;
22- гриф согласия документа;
23- виды согласования документа;
24- печать;
25- отметка о заверении копии;
26- отметка об исполнители;
27- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
28- отметка о поступлении документа в организацию;
29- отметка для автоматического поиска документа.
Текст является основным реквизитом документа. Текст документа должен быть информативным, составляться из простых предложений, быть лаконичным, терминологически точным, стилистически нейтральным. Языковые конструкции должны состоять из устоявшихся "стандартных" словосочетаний с использованием терминов юридического, экономического и технического языков.
Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в, виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете" или "были", "находились" и т. д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.
В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа.
В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа.
В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа.
В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа.
|
На уровень вверх
Купить