I Культура устной речи делового человека 4

II Документирование деятельности коллегиальных органов 10

1. Организационно-технические мероприятия по подготовке и проведению совещаний

10

2. Структура доклада и отчета на совещании 12

3. Структура и образец 13

4. Правила написания служебных документов 13

5. Черновик и работа над ним 15

III Документирование информационно-справочных документов 16

1. Справки 16

2. Докладная записка 16

3. Объяснительная записка 17

4. Акты 17

5. Договоры и трудовые соглашения 18

6. Телеграммы 18

7. Служебные письма 19

IV Некоторые рекомендации по составлению текстов служебных документов

22

1. Язык и стиль служебных документов 22

2. Особенности официально-делового стиля 22

3. Употребление прописных и строчных букв 24

4. Полные и сокращенные названия центральных органов фе-деральной исполнительной власти

25

5. Наиболее употребляемые сокращения слов 28

6. Оформление дат и чисел в документах 29

V Секретарь-референт (служебный этикет)

31

Приложение 1. Документирование деятельности коллегиаль-ных органов

35

Приложение 2. Документирование информационно- справоч-ных документов

43

Приложение 3. Визитные карточки 56

I. Культура устной речи делового человека

В процессе речевого взаимодействия недостаточно только знать язык. Собеседники должны придерживаться определенных правил ведения разго-вора.

Очень важно создать позитивный коммуникационный климат, помо-гающий установить контакт и взаимоотношение в процессе общения. Каче-ство передаваемой информации, ее точность увеличивается в атмосфере до-верия и открытости между участниками общения.

Созданию такого климата способствует соблюдение участниками диалога принципа кооперации Г.П.Грейса и принципа вежливости Дж.Н.Лига, установление партнерских отношений, а также применения ряда психологических принципов общения.

Принцип равной безопасности, предлагающий непричинение психо-логического или иного ущерба партнеру в информационном обмене. Этот принцип запрещает оскорбительные выпады против реципиента, унижения чувства собственного достоинства партнера. Грубые слова, оскорбления, обидные реплики, насмешливый тон могут вывести человека из состояния равновесия, нанести ему моральную травму и физический ущерб здоровью. Конечный, каждый участник диалога имеет право отстаивать свою точку зрения, не соглашаться с высказываниями оппонента, но он обязан с уваже-нием относиться к личности собеседника. Принцип нецентрической направ-ленности, означающий непричинение ущерба делу, ради которого стороны выступили во взаимодействие. Дицентрическая направленность характеризу-ется умением анализировать ситуацию или проблему с точки зрения другого человека, исходя из интересов дела.

Принцип адекватности, предполагающий непричинение ущерба ска-занному путем искажения смысла. Иногда участники общения сознательно искажают позицию оппонента, передергивают смысл его слов, чтобы таким путем добиться преимуществ в разговоре. Это приводит к разногласиям и взаимному непониманию.

Принцип последовательности он предполагает ожидание реплики со-ответствующего типа, т.е. если первая реплика вопрос, второй - ответ; при-ветствие сопровождаются приветствием; просьба - принятием или отноше-нием и т.д.

Принцип предпочитаемой структуры - характеризует особенности речевых фрагментов с подтверждающими и отклоняющими ответными реп-ликами. Например, согласие обычно выражается без промедления, предельно лаконично и ясно. Несогласие формулируются пространно, оправдывается доводами и, как, правило, отсрочено паузой. Пауза служит индикатором не-желательных отклоняющих ответов. Она позволяет говорящему дополнить инициирующую реплику усиливающими доводами.

1. В.И.Андреева "Делопроизводство. Настольная книга для секретарей, бухгалтеров, юристов, руководителей".

2. П.В.Веселов "Профессия - секретарь".

3. М.В.Кирсанова "Курс делопроизводства" (учебное пособие).

Примечаний нет.