|
Управленческая деятельность в России, как и во всех развитых странах, осуществляется с помощью документов, которые одновременно являются источником, результатом и инструментом этой деятельности. В офисе про-изводственного предприятия технология работы с документами может быть неразрывно связана с технологией его основной производственной деятель-ности. Она предполагает не только единые правила документирования - оформления документов, но и единый порядок организации движения доку-ментов (документооборота). В соответствии с нормативными требованиями документооборот организации охватывает движение документов с момента их получения или создания до завершения исполнения, отправки или сдачи в дело.
Технология управления документооборотом предполагает ведение реги-страционно-контрольных форм в виде журналов и картотек. При этом рег-ламентируются состав и содержание регистрируемых реквизитов докумен-тов, а также различные формы отчетности. Главная проблема традиционной технологии управления документооборотом - практическая невозможность централизованно отслеживать движение документов организации в реаль-ном масштабе времени. Ведь это требует огромных трудозатрат не только на ведение подробных журналов и картотек в каждом подразделении, но и на оперативное централизованное сведение соответствующей информации. Отсутствие действенной технологии управления документооборотом при-водит, в конечном счете, к тому, что, как правило, в произвольный момент времени невозможно точно сказать, над какими документами работает уч-реждение, какова история и текущее состояние того или иного вопроса, чем конкретно заняты исполнители.
В современном учреждении основными технологическими инструмента-ми работы с документами являются компьютеры, установленные на рабочих местах исполнителей и объединенные в сеть. Если компьютерная сеть охва-тывает все рабочие места делопроизводственного персонала в структурных подразделениях организации, то появляется возможность использовать сеть для перемещения документов и централизованно отслеживать ход делопро-изводственного процесса - вплоть до работы исполнителей над документами на их рабочих местах. Однако, сегодня происходит парадоксальная вещь: любое уважающее себя учреждение закупает высокопроизводительные пер-сональные компьютеры, которые объединяются в локальную корпоратив-ную сеть, что обеспечивает полную технологическую поддержку "элек-тронного документооборота", но дальше использования техники для подго-товки документа в текстовом редакторе с последующей его распечаткой на принтере дело не идет.
Главный пункт этой проблемы заключён в процессе перехода к элек-тронному документообороту, который в условиях нашей страны сопряжён со многими трудностями. Постараемся вкратце их охарактеризовать.
|
|
1. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документо-оборота // Открытые системы - 1997. №1
2. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации доку-ментооборота // Открытые системы - 1997. №1
3. Корнеев И.К. Организация технологий офисной деятельности: Моно-графия / ГУУ. - М., 2001. - 204 с.
4. Кузнецов С. Л. Выбор и опытное внедрение системы электронного ар-хива // Секретарское дело - 2001. №3
5. Пахчанян А. Обзор систем электронного документооборота // Дирек-тор информационной службы. - 2001. №2
6. Системы электронного управления документами: обзор, классифика-ция и оценка возврата от внедрения - http://www.mdi.ru/library/analit/sysel.html <12.09.2002>
7. Страстенко В. В. НТЦ ИРМ. Для чего нужна автоматизация делопро-изводства. -http://www.mdi.ru/library/analit/avtom.html <13.09.2002>
8. Электронный документооборот: миф или реальность? // eRussia Фо-рум. - 2001
|
На уровень вверх
Купить