|
Для успешного существования любого учреждения и выполнения им своих функций, необходимы документы, регламентирующие и поддерживающие его работу.
Сегодня задача организации эффективной работы с документами актуальна как для крупных коммерческих предприятий и государственных структур, так и для малых и средних предприятий и некоммерческих организаций. Такая востребованность объясняется тем, что даже небольшие организации за время своей деятельности накопили приличный «багаж» документов, которым нужно эффективно управлять, что, учитывая постоянный рост объема документооборота на предприятиях, становится делать все сложнее. В сложившейся ситуации руководители и топ-менеджмент предприятий ищут новые способы и новые инструменты организации работы с документами.
В работе будет рассмотрено документационное обеспечение управления на примере Института русского языка им. В.В. Виноградова РАН.
Институт является подведомственной РАН некоммерческой научной организацией – учреждением Российской академии наук. Институт относится к Отделению Историко-филологических наук (ОИФН) РАН. Отделение Российской академии наук – это ее основное структурное подразделение, которое объединяет ученых одной или нескольких смежных отраслей науки - членов Российской академии наук, избранных по отделению академии, и научных сотрудников подведомственных академии организаций, научно-методическое и научно-организационное руководство которыми осуществляет отделение академии.
Отделение Российской академии наук объединяет институты и другие ее научные организации, а также образовательные организации и инновационные организации по профилю отделения академии. Каждое из отделений Российской академии наук состоит из секций по направлениям науки. Высшим органом управления Российской академии наук является общее собрание академии.
Президиум Российской академии наук является постоянно действующим коллегиальным органом управления академии. Президиум Российской академии наук подотчетен общему собранию академии. Президиум Российской академии наук докладывает общему собранию академии о важнейших решениях, принятых им в установленном порядке в период между заседаниями общего собрания академии.
Целью настоящей дипломной работы является анализ состава документов Института русского языка им. В.В. Виноградова РАН, а также комплексное исследование организации работы с документами и формулировка предложений по увеличению эффективности управленческой деятельности.
При работе над дипломом привлекались различные источники, как нормативные документы, относящиеся к законодательной базе РФ, нормативно-методические документы общего действия, регламентирующие документационное обеспечение управления, так и внутренняя документация Российской академии наук в целом и Института русского языка им. В.В. Виноградова РАН в частности.
Общие требования к составу документации и ее оформлению в негосударственных организациях содержатся в Гражданском Кодексе, Федеральных Законах "О некоммерческих организациях", «Об информации, информатизации и защите информации» и др.Требования к составу и содержанию текста учредительных документов, а также Порядок придания документам юридической силы содержатся в Гражданском Кодексе РФ.
Согласно ГК РФ «юридическое лицо, не являющееся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации данного вида»[2]. В законодательстве содержатся нормы, определяющие правила оформления различных групп документов. Так, основные правила заключения, изменения и расторжения гражданско-правовых договоров, а также их оформления изложены в Гражданском кодексе Российской Федерации. Оформление ряда документов по кадрам регламентирует постановление Госкомстата России от 5 января 2005 г. № 1, которым утверждены унифицированные формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации устанавливает, что информационные ресурсы (документы и массивы документов) являются объектами отношений физических, юридических лиц государства и защищаются законом наряду с другими ресурсами. Данным законом устанавливается правовой режим создания, хранения и использования информационных ресурсов, в частности:
? Порядок документирования информации;
? Право собственности на отдельные документы и отдельные массивы документов в информационных системах;
? Категории информации по уровню доступа к ней;
? Порядок защиты информации.
Федеральным законом «Об архивном деле в Российской Федерации» регулируются «отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства»[6].
Правила оформления документов закрепляются в стандартах и других документах по стандартизации. Требования к оформлению организационно-распорядительных документов устанавливает ГОСТ Р 6.30-2003. Данный стандарт устанавливает: состав реквизитов документов и бланков документов, рекомендации по оформлению реквизитов документов и бланков документов.
В ГОСТе Р 51141-98 закреплена терминология в области делопроизводства и архивного дела. Установленные в стандарте термины расположены в систематизированном порядке, отражающем терминологическую систему понятий в области делопроизводства и архивного дела. Для каждого понятия установлен один стандартизированный термин.
Самостоятельный комплекс составляют стандарты на унифицированные системы документации:
— ГОСТ 6.10.3—83 «Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате»;
— ГОСТ 6.10.4—84 «Унифицированные системы документации.Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения»;
— ГОСТ 6.10.5—87 «Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца»;
Основные задачи и функции, правовое положение службы ДОУ и ее структура определяются государственной системой документационного обеспечения управления, см. [ГСДОУ 1991]. Здесь зафиксированы правила организации документооборота, регистрации и контроля за исполнением, а также общие правила хранения документов и подготовка их передачи на архивное хранение.
Для работы также была привлечена книга Чуковенков А. Ю, Янковая В. Ф. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6. 30-2003. М., 2005, в которой разъясняются и комментируются основные правила и инструкции, содержащиеся в ГОСТе.
Существенную группу источников составили документы различного характера, относящиеся непосредственно к Российской академии наук, а также регламентирующие отношения внутри самого Института. Важнейшими из них являются следующие:
1. Устав Российской академии наук. Новый устав утвержден Постановлением Правительства РФ от 19 ноября 2007 г. № 785.
2. Устав Института русского языка им. В.В. Виноградова РАН.
3. Инструкция по делопроизводству, утверждена Приказом от 28.04.2006 №104-ОД
4. Положение об архиве Института русского языка им. В.В. Виноградова
А также документы из архива Института русского языка им. В.В. Виноградова РАН, необходимые для осуществления управленческой деятельности Института, такие как индивидуальные планы научных сотрудников института, планкарты по плановым темам, приказы, извещения, акты и т.п. Подробно состав этих документов описан в главе 2.
Структура работы: диплом состоит из Введения, трех глав, списка литературы и Приложения.
Первая глава посвящена истории Института. Рассматриваются основные направления его деятельности и задачи, которые определяют организационную структуру Института, что в свою очередь, влияет на направление и характер документопотоков.
Во второй главе подробно анализируется документооборот Института. Мы ограничили рассмотрение документами, регламентирующими научную деятельность Института (кадровые и финансовые документы не анализировались).
В третьей главе даются рекомендации по совершенствованию документационного обеспечения управления (ДОУ). Рассматривается вопрос о переводе большинства документов в электронную форму для удобства заполнения и контроля, повышения эффективности работы с ними.
В Приложении приводятся образцы основных документов, обслуживающих научную деятельность Института русского языка им. В.В. Виноградова РАН.
|
На уровень вверх
Купить