|
Введение
Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов - создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.
Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:
o экспертизу (оценку) научной и практической ценности документов;
o оформление дел;
o описание документов постоянного и долговременного хранения;
o обеспечение их сохранности;
o передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив. (Ведомственным называется архив, находящийся в непосредственном подчинении соответствующей организации, не входящей систему государственной архивной службы, или являющийся структурным подразделением организации.) Ведомственный архив осуществляет хранение документов организаций и предприятий до передачи их на государственное хранение.
Цель работы: рассмотреть процесс подготовки документов к сдаче в архив.
Задачи:
1. Раскрыть методику экспертизы научной и практической ценности документов;
2. Определить критерии оценки внешних особенностей документа;
3. Рассмотреть технологию оформления дел для последующего хранения;
4. Рассмотреть описание документов временного и постоянного хранения;
5. Дать образцы документов.
1. Экспертиза научной и практической ценности документов
В учреждениях, организациях и на предприятиях для проведения экспертизы ценности документов, созданных и полученных извне, а также для рассмотрения нормативно-методических документов по работе служб документационного обеспечения, должностных инструкций в части работы с информацией, табелей форм документов и других вопросов, создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В крупных организациях с большим объемом документооборота создается Центральная экспертная комиссия (ЦЭК), рассмотрение и согласование результатов работы экспертных комиссий структурных подразделений, цехов, филиалов.
Экспертные комиссии действуют на основании утвержденных руководителями организаций Положений о постоянно действующей экспертной комиссии. В целях достижения методического единства и для облегчения разработки собственного Положения об ЭК Государственной архивной службой Российской Федерации (Росархивом) разработано Типовое положение.
В помощь организациям при проведении экспертизы научной, социальной и практической ценности различных функциональных групп документов:
- изобретений и открытий;
- документов с повторяющейся информацией;
- научно-технической документации;
- производственных автоматизированных систем управления;
- редакционных документов и т.д.
|
На уровень вверх
Купить