В делопроизводстве существуют единые требования и правила оформления управленческих документов, которые установлены государственными нормативными актами (ГОСТ 6.30 - 2003 Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации).
Выполнение единых правил оформления документов обеспечивает:
-юридическую силу документов;
-оперативное и качественнее составление и исполнение документов;
-организацию быстрого поиска документов;
-более активное использование ПЭВМ при составлении документов.
Любой документ состоит из ряда составляющих его элементов (даты, текста, подписи и т.д.), которые называются реквизитами.
Правила их составления и оформления, а также место расположения на документах фирмы должны соответствовать ГОСТу 6.30 - 03. Каждый вид документа (акт, приказ, письмо) имеет определенный набор реквизитов[2, с.142].
К наиболее важным реквизитам документов, используемым в современной практике, относятся:
1- эмблема организации;
2-наименование организации;
3- индекс предприятия связи, почтовый адрес, телефон, факс, номер расчетного счета в банке;
4- название вида документа;
5- дата;
6- индекс (№) документа;
7- ссылка на индекс и дату входящего документа;
8- гриф ограничения доступа к документу;
9- адресат;
10 - гриф утверждения;
11- резолюция;
12- заголовок к тексту;
13- отметка о контроле;
14-текст;
15- отметка о наличии приложений;
16- подпись;
17- визы;
18- печать;
19-отметка о заверении копии;
20- фамилия исполнителя и номер его телефона;
21- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;
22- отметка о поступлении.
Особенно важным является правильное оформление таких реквизитов , как дата, подпись, печать, гриф утверждения, которые придают документу юридическую силу.
Каждый документ можно разделить на три основные части:
- заголовочную часть (в нее входят реквизиты, расположенные до текста);
-основную часть (текст и приложения);
-оформляющую часть (документы, расположенные ниже текста и приложения).
Эмблема предприятия - условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы организации может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т.п.
При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном ( центрованном) - в середине верхней части листа[5, с.142].
|