|
Электронный документ - это документ с записью звука или информации для ЭВМ. Основным способом документирования здесь выступает не письменность, а экранность, основанная не на линейном, то есть вытянутом в строку письме, а на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск). Воспроизведение текста ЭВМ осуществляется двумя путями: изображение его на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.
Достижения последних лет в вычислительной технике, обширный рынок сравнительно недорогих компьютеров и принтеров позволили успешно использовать персональный компьютер в делопроизводстве. Сегодня развитие малого и среднего бизнеса не обходится без компьютера в организации.
Раньше работа с документами требовала времени и больших трудозатрат в связи с необходимостью перепечатывать вручную весь документ даже при внесении самых незначительных изменений. Огромные стеллажи бумажных архивов и "десять тысяч одних курьеров" определяли "лицо" солидной организации. Компьютером вызваны фундаментальные перемены в делопроизводстве. Компьютерные программы помогают работать с текстом, таблицами, графиками, рисунками, позволяют создавать электронные архивы документов, обеспечивают движение документов внутри и вне организации, их регистрацию и контроль.
В зависимости от реализации, возможностей и назначения системы делопроизводства, технического архива и документооборота можно поделить на три уровня:
1. Персональные системы (однопользовательские). Эти системы наиболее просты и дешевы, но не всегда удовлетворяют потребностям предприятия. Как пример может быть рассмотрена простая организация делопроизводства в среде Windows 95/98.
2. Системы для рабочих групп. Данные системы, как правило, для обеспечения поиска документов используют базу данных. Они просты в настройке, не требуют выделенного сервера, предназначены для использования в первую очередь в сетях. Примеры: Rasterex EDM, CYCO AutoManager WorkFlow, Интермех Search 3.0, Intergraph WorkShare. Такие системы целесообразны для использования 20 - 30 одновременно работающими сотрудниками.
3. Системы масштабов предприятия. Такие системы построены в архитектуре клиент-сервер, используют для поиска данных, как правило, SQL Server (что усложняет их администрирование). Работают они как на платформе РС, так и на рабочих станциях. Возможностями защиты данных они обладают большими, чем системы среднего уровня, хорошо масштабируются, что позволяет использовать их как в рамках отдела, так и всего предприятия. Наиболее известные в нашей стране системы такого класса - на основе DOCS Open. Производители САПР для UNIX-станций также предлагают ряд систем: ComputerVision Optegra, EDS/Unigraphics IMAN, Intergraph AIM.
Для организации автоматизации делопроизводства необходимо осуществить переход от бумажных носителей информации к электронным. Для этого в организации должны быть следующие компоненты:
" средства для создания и обработки информации в электронной форме;
" средства для хранения данных - архив (сервер или несколько серверов с необходимым для архивного копирования документов периферийным оборудованием);
" система передачи данных между пользователями;
" средства для получения твердой копии архивных данных;
" собственно программное обеспечение автоматизации документооборота и управления данными.
На данный момент в пользу делопроизводства на компьютере говорит и то, что этот процесс подкреплен законодательной базой. А также выпускается много литературы по этой проблеме. Среди которой можно найти как специальную информацию, так и учебную литературу, позволяющую освоить все необходимые программы самостоятельно. Доступность информации способствует распространению электронного делопроизводства и его популяризации.
В литературе по данному вопросу освещены положения современной регламентации делопроизводства на компьютере. Дана характеристика законодательных актов и нормативно-методических документов, регламентирующих работу с электронными документами.
|
На уровень вверх
Купить