|
В условиях стремительного прогресса, рыночных отношений и конкурентной экономики своевременное и правильное решение стратегических и тактических задач определяет жизнеспособность фирмы, организации.
Документированная информация составляют основу управления, его эффективность в значительной степени базируются на производстве и потреблении информации. В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества. Качество информации определяет качество управления. В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо уделять достаточное внимание совершенствованию работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.
Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом. Деловая информация представляется в виде разного рода документов, исследования показывают, что 75% рабочего времени сотрудников организаций тратится на их подготовку, сопровождение, заполнение, копирование и передачу . По данным ISO (International Standards Organization), управление документами становится одним из главных факторов конкурентоспособности любого предприятия. Оно означает особую организации работы с документами и данными, координацию процессов создания, изменения распространения. Правильно организованное управление делами снижает время необходимое для поиска, повышает точность и своевременность информации, устраняет ее избыточность.
Работа любого управленческого аппарата, как и вообще любая работа сегодня, держится на основах научной организации труда. Всякий процесс организации работы должен быть методически разложен на свои составные части, вплоть до простейших операций. Из продуманных, правильно организованных операций и строится полная цепочка научно-организационной работы.
Делом называется совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку .
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизацией документов внутри дела .
Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответ-ствии с номенклатурой дел.
Дела формируются в организациях централизованно или децентра-лизованно.
Формированием дел в структурных подразделениях занимаются лица, ответственные за документацию.
Контроль за правильным формированием дел в организации и ее структурных подразделениях осуществляется службой документационного обеспечения или лицом, ответственным за документацию.
При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:
" помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;
" помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса;
" помещать приложения вместе с основными документами;
" группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;
" раздельно группировать в дела документы постоянного и временного сроков хранения;
" помещать в дела машинограммы на общих основаниях.
" в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
" дело не должно превышать 250 листов.
При формировании дел используются следующие признаки заведения дел (классификационные признаки):
" номинальный (по видам и разновидностям документов) - приказы, указания, протоколы, акты, справки и т.д.;
" предметно-вопросный (по содержанию). Например: "Документы о модернизации оборудования (докладные записки, графики, сметы, отчеты)";
" авторский (документы одного автора группируются в одно дело). Например: "Протоколы собраний трудового коллектива фирмы "Заря" за 1998 год" или "Документы о совместной деятельности с фирмой "Икс" (договор, акты сдачи-приема выполненных работ, протоколы)";
" корреспондентский;
" по грифу ограничения доступа к документу.
Внутри дела документы располагают по алфавитному, нумерационному (приказы, протоколы), географическому (переписка) и др. признакам.
Основной признак группировки документов - вопросно-логический, т.е. документы располагаются в деле в логической последовательности решения вопроса. Дело должно отражать историю решения вопроса.
Категорически недопустимо в качестве признака систематизации использовать способ отправки документов ("письма отдельно, факсы отдельно") и формировать в отдельные дела входящие и исходящие письма.
Быстрый поиск и использование документов возможны лишь при их четкой классификации. Простейшей классификацией документов является их группировка в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов в постоянно растущем документом массиве предприятия, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства, что подтверждает актуальность выбранной темы курсовой работы.
Целью исследования данной работы является изучение технологии формирования дел в делопроизводстве.
В связи с поставленной целью, в работе решались следующие задачи:
" изучить методологические аспекты формирования дел;
" проанализировать порядок формирования дел на действующем предприятии.
Предмет исследования: порядок формирования дел на предприятии.
Объект исследования: Сургутское предприятие энергетического комплекса "Сургутские электрические сети ОАО "Тюменьэнерго"
|
На уровень вверх
Купить