|
Конечный результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность и гибкость в принятии решений. Делопроизводство координирует все этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.
Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.
Аппарат управления реализует свои функции главным образом посредством универсальных и полномочных организационно- распорядительных документов (ОРД), создаваемых циркулирующих вне зависимости от специфики деятельности во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления.
Если учесть, что в аппарате управления занято более 14 млн. человек, а ежегодный документооборот в стране составляет примерно 60 млрд. Листов и продолжает расти, то несомненно, что эффективное нормативное регулирование этого процесса имеет большое значение. В качестве одного из средств регулирования документопотоков выступают документные государственные стандарты, общесоюзные классификаторы и унифицированные системы документации. Эти и другие нормативы признаны стабилизировать документооборот в стране по всему тенологическому циклу, создать оптимальную технологию ведения документного хозяйства каждой управленческой единицы.
Организационно-распорядительная документация выделяется из единой по своей информационной природе документации в зависимости от функций государственного органа, учреждения, который обслуживает делопроизводство.
Органы государственной власти и государственного управления РФ, все учреждения, организации и предприятия отражают свою деятельность в распорядительных документах. В соответствии с положениями о государственных органах классифицируются и распорядительные документы.
К организационно-распорядительным документам, отражающим административно-управленческую деятельность учреждений, относятся: постановления, решения, распоряжения, акты, уставы, положения, приказы, инструкции, протоколы, докладные и объяснительные записки, акты, отчёты и др.
1.2. Документация по личному составу
Распорядительная деятельность органов управления включает также решение вопросов подбора и расстановки кадров, приема граждан на работу, перевода на другую работу и увольнения. Документы, создаваемые при оформлении приема, увольнения и перемещения сотрудников, предоставления отпуска, поощрения, составляют группу документов по личному составу. Это - приказы по личному составу, заявления, характеристики, трудовые книжки, личные карточки, а также все документы, входящие в личное дело.
Значение кадровых документов определяется тем, что в них фиксируются сведения, необходимые для осуществления гражданами права на труд, образование, пенсионное обеспечение и т.д.
К сожалению, в последнее время сохранности документов по личному составу уделяется недостаточное внимание. Анализ, проведенный комитетом государственной архивной службы Новосибирской области, показал, что из 1458 проверенных предприятий только 20% имеют специальные помещения для хранения таких документов. Как правило, документы рассредоточены по столам, шкафам, подсобным помещениям и при том, что ответственные за эту работу лица часто меняются, находятся в бесхозном состоянии. Только в 30 организациях есть штатные единицы, отвечающие за сохранность документов по личному составу, а в 300 - не назначены даже ответственные. В результате в каждой четвертой из проверенных организаций обнаружена частичная или полная утрата документов. Проверка 20 уже приватизированных предприятий Новосибирска показала, что они практически остались без архива.
Распоряжением Правительства Российской Федерации от 23.04.92 № 381-р и постановлением Администрации Новосибирской области от 20.05.92 № 206 органам исполнительной власти на местах было рекомендовано рассмотреть вопросы о создании архивов для хранения и использования документов по личному составу и выделении для этих целей соответствующих помещений, штатных единиц и фонда оплаты труда работников. Принято также постановление администрации области от 02.08.92 № 183 "О создании в городах и районах области архивов по личному составу".
При поступлении на работу граждане подают письменное заявление, в котором излагают просьбу о зачислении на предприятие, в организацию, учреждение, указывая свою профессию, квалификацию, специальность, должность. В настоящее время основанием для приема на работу является еще и контракт.
Заявление о приеме на работу составляется в произвольной форме, пишется от руки. Писать его рекомендуется на бумаге формата А4 - это формат листов документов личного дела, в которое подшивается и заявление о приеме на работу.
В заявлении не принято употреблять архаизмы и канцеляризмы ("весьма убедительно", "заранее признателен", "прошу не отказать" и т.п.).
Для заявления о приеме на работу характерны следующие реквизиты: адресат (кому адресуется заявление), заявитель, место проживания заявителя, наименование вида документа (заявление), текст, подпись, дата составления.
|
На уровень вверх
Купить