|
Деятельность предприятия обеспечивается системой взаимоувязанных управленческих документов, составляющих его документационную базу. Состав документационной базы определяется компетенцией управляющей компанией, кругом управленческих функций, порядком разрешения вопросов (единоличный или коллегиальный), объемом и характером взаимосвязей обособленных подразделений и управляющей компании. Документирование управленческой деятельности охватывает все процессы, относящиеся к записи и оформлению документов по установленным правилам.
Все документы делятся на 2-е большие группы:
- первая - документы по общим вопросам, которые могут готовиться работниками всех структурных подразделений компании;
- вторая - документы по функциям управления, которые готовятся функциональными подразделениями обособленными подразделениями.
Управленческие документы делятся на организационные и распорядительные.
Организационные документы - комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи и функции подразделений предприятия, организацию их работы, права, обязанности и ответственность руководителей и специалистов;
Распорядительные документы - документы, решающие важнейшие вопросы управления и отражающие как результат коллегиальной деятельности компании, так и принятые в порядке единоначалия.
Организационные и распорядительные документы классифицируются по наименованиям:
- постановления;
- распоряжения;
- деловые, служебные письма, решения, протоколы;
- приказы, инструкции, поручения;
- акты и др., которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, в т.ч. вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности структурных подразделений администрации.
Документы классифицируются также:
- по месту составления (внутренние и внешние);
- по форме (индивидуальные, трафаретные и типовые);
- по срокам исполнения (срочные и несрочные);
- по происхождению (служебные и личные);
- по виду оформления: подлинники, копии, выписки, дубликаты.
Языку служебных документов должна быть присуща стилистическая строгость. Служебные документы предприятия связаны с правовой нормой, поэтому объективность в стиле изложения подчеркивается утверждающим и предписывающим характером документа. В официально - деловом стиле не должно быть эмоциональности, субъективной оценочности и разговорности. Официально - деловой стиль документов должен отвечать требованиям:
- краткость и компактность изложения официального документа;
- точность и определенность формулировок;
- однозначность и единообразие терминов;
- последовательность.
В официально-деловых документах должны использоваться общепринятые сокращения (единицы измерения, названия учреждений, территорий и т.д.). Основные требования при использовании сокращений слов в официальных документах:
- сокращенные написания должны быть понятны;
- не должно быть разнобоя в названиях имен, территориальных названиях, терминов, должностей, учреждений и т.д., т.е. написание сокращений должно быть унифицировано.
|
На уровень вверх
Купить